MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013

 

नमस्‍कार दोस्‍तों ! कैसे हैं? आशा करता हूँ आप सभी सकुशल होगे। मैं एक फिर आप सभी का अपने पोस्‍ट में हार्दिक स्‍वागत करता हूँ। आज हम आप लोगो से Microsoft Excel 2013 के बारे आपको बताएगे। समय व्‍यतीत न करते हुए माखनलाल विश्‍वविद्यालय के PGDCA/DCA के पाठ्यक्रम अनुसार चर्चा करते हैं।

Introduction of MS Excel 2013

MS Excel windows पर आधारित MS Office Suite  का एक Application पैकेज है। जो डाटा पर Tabular form में विभिन्न calculations को करने तथा डाटा पर आधारित विश्लेषण को करने में उपयोग किया जा सकता है। MS Excel 2013 एक ऐसा Spreadsheet प्रोग्राम है जो कि इंफॉर्मेशन को Store, Organize and analysis करने की सुविधा देता है। Excel में विभिन्न तरीके के डाटा के साथ आसानी से कार्य करने की सुविधा प्रदान करता है। जैसे बजट create करना या Training log व्यवस्थित करना अथवा Invoice create करना आदि। किसी कंपनी की वार्षिक आय का विवरण एक टेबल में प्रदर्शित करने के अलावा यह पैकेज उसे ग्राफ के रूप में भी प्रदर्शित कर सकता है। इस पैकेज के विभिन्न क्रियाओं से संबंधित फार्म उपलब्ध होते हैं। इस पैकेज के अंतर्गत में ग्राफिक्स की सुविधा भी उपलब्ध करने के लिए सभी विकल्प एवं टेक्स्ट को फॉर्मेट करने की सुविधा देता है। 

                    MS Excel एक Electronic Spreadsheet है, जो सांख्यिकी गणना करने तथा Chart बनाने में सहायता करता है। Spread sheet विश्लेषण के लिए एक Tool है। Spreadsheet Application में Row तथा Columns का समूह होता है तथा इनके Intersection (कटानो) को Cell कहा जाता है। Row Horizontal  विभाजन को कहा जाता है, जबकि Column Vertical विभाजन को कहा जाता है। Row के Header अथवा नाम नंबर से Identify होते हैं जबकि कॉलम के नाम टेक्स्ट द्वारा पहचाने जाते हैं। सेल स्प्रेडशीट का वह स्टोरेज स्थान है जिनमें टेक्स्ट, नंबर या फार्मूला स्टोर किया जा सकता है। फार्मूला दूसरे cell के डाटा पर आधारित गणनाए करता है तथा Calculation स्क्रीन पर प्रदर्शित करता है। स्प्रेडशीट मे हर सेल का एक Unique Address होता है, जो सेल की Location दर्शाता है। Cell Address Column name and row name का Combination होता है। जैसे B2, B4 इत्यादि।

                       Electronic Spreadsheet, Computer memory में Logical Worksheet है, जो कॉलम एवं रों में बांटा जाता है। इसमें Formula का निर्धारण करने से गणनाए Automate होती रहती हैं तथा रिजल्ट भी यूजर को प्रदर्शित होता है। MS Excel Workbook, Chart का संग्रह है। MS Excel File Workbook के रूप में स्टोर किए जाते हैं। Worksheet में Cells के आयताकार समूह को सेल रेंज कहा जाता है। MS Excel 2013 का Extension .xlsx होता है।

Features of MS Excel 2013

MS Excel 2013 की विशेषताएं निम्नलिखित हैं:-

1. A New Look for Excel:- Excel 2013 में blank Workbook के अलावा स्टार्टअप स्क्रीन दिखाई देती है। left pane में, हमारे recent दस्तावेज़ों के साथ-साथ अतिरिक्त फ़ाइलों को open करने का विकल्प दिखाई देता है।  right pane में, कैलेंडर, सूची, और कई अन्य टेम्पलेट्स चुने जा सकते हैं, साथ ही माइक्रोसॉफ्ट की ऑनलाइन टेम्पलेट्स use करने की सुविधा उपलब्ध होती है।
2. Flash Fill:- एक्सेल में Autofill सुविधा एक बड़ा Time saver है। Workbook में Flash Fill ऐसी सुविधा है, जो डेटा में एक पैटर्न का पता लगाता है तथा यह शेष जानकारी को एक साथ enter करता है। 
3. Power View:- एक्सेल के पिछले Versions के लिए उपलब्ध Power View Ads-on, अब एक्सेल 2013 के अंदर एकीकृत है। पावर व्यू का उपयोग अक्सर बाहरी डेटा स्रोतों से लाए गए डेटा की बड़ी मात्रा का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। 
4. Expanded Slicers:- Slicer को पहली बार एक्सेल 2010 में Pivot Table, Data Filter करने के लिए एक Interactive तरीके के रूप में पेश किया गया था। अब एक्सेल 2013 में, slicer Excel Table, Query, and Table Data में Data भी Filter कर सकते हैं। सेट अप करने और उपयोग करने में आसान, Slicer वर्तमान Filter दिखाते हैं ताकि स्पष्ट रूप से जान सकें कि कौन सा डेटा देखा जा रहा  हैं।
5. Timelines:- एक Timeline Pivot Table में Record Filter करने देती है-यह एक स्लाइसर के समान काम करती है लेकिन date से फ़िल्टर कर सकते हैं। Pivot Table बनाने के बाद, Timeline जोड़ना सरल है। 
6. Charting Tools:- Recommended Charts सुविधा के अतिरिक्त, एक्सेल 2013 चार्ट विकल्पों को सरलीकृत चार्ट टूल्स रिबन और अधिक मजबूत चार्ट विकल्पों के साथ एक नया रूप दिया गया है। एक्सेल 2013 में आइकन का एक सेट चार्ट के ऊपरी दाएं किनारे के बाहर दिखाई देता है। 
7. Instant Data Analysis:- Quick Analysis tool नए और अनुभवी Excel Users को सही तरीकों से डेटा दिखाने के विकल्प खोजने में मदद करता है। 
8. One Workbook, One Window:- एक नई सुविधा यह है कि अब प्रत्येक एक्सेल 2013 workbook की अपनी एक अलग विंडो होगी यह सुधार दो वर्कबुक पर एक साथ काम करना आसान बनाता है, खासकर जब आप दो मॉनीटर का उपयोग कर रहे होते हैं।

Working on MS Excel 2013

MS Excel 2013 को Open करने के लिए Start-> All Program-> MS Office 2013-> MS Office Excel 2013 स्‍टेप का प्रयोग करते हैं, जिससे Excel 2013 की Window Display होती है।

Menu And Commands of Excel 2013

Excel 2013 पारंपरिक मेनू के बजाय एक tabbed Ribbon system का उपयोग करता है। रिबन में कई टैब होते हैं, प्रत्येक tab में कमांड के कई समूह होते हैं।

रिबन वह डिस्प्ले है जिसे आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल विंडो के शीर्ष पर देखते हैं। यह एक्सेल के साथ प्राथमिक इंटरफ़ेस है। रिबन तीन भागों से बना है: टैब (tab), समूह (Group) और कमांड (Command)।

Tabs

MS Excel एक शक्तिशाली प्रोग्राम है जिसका उपयोग डेटा का analysis and presentation, calculation करने के लिए किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विभिन्न परिदृश्यों के साथ काम करने के लिए सैकड़ों Commands होते हैं। कमांड 8 मुख्य टैब पर व्यवस्थित होते हैं:

• Home Tab:- होम टैब में worksheet को formatting करने, Row, Column,  Cell और Data  को डालने और हटाने से सम्बंधित कमांड शामिल हैं।
• Insert Tab:- टेबल, चित्रण, चार्ट, लिंक, स्पार्कलाइन, हैडर और फूटर, कस्टम टेक्स्ट और प्रतीकों, आदि को सम्मिलित करने के लिए INSERT टैब का उपयोग करें।
• Page layout Tab:- पेज लेआउट तब का प्रयोग मार्जिन को बदलने के लिए, पेज बैकग्राउंड, पेज आकार बदलने के लिए किया जाता हैं। Formula Tabफार्मूला और फंक्शन को ब्राउज़ करने और चुनने के लिए फॉर्मूला टैब का उपयोग किया जाता।
• Data Tab:- बाहरी डेटा तक पहुंचने, फ़िल्टर करने, डेटा टूल्स तक पहुंचने, उपरोक्त समूह जोड़ने के लिए डेटा टैब का उपयोग किया जाता हैं।
• Review tab:- Spelling check, comments जोड़ने, अपनी वर्कशीट या वर्कबुक की रक्षा करने के लिए Review tab का उपयोग किया जाता हैं।
• View Tab:- अपनी वर्कबुक दृश्य को बदलने, ग्रिडलाइन, शीर्षक, फॉर्मूला बार और रूलर को छिपाने के लिए View tab का उपयोग किया जाता हैं। इसी के साथ इसमें विंडोज को व्यवस्थित करें, पैन फ्रीज, ज़ूम इन या आउट आदि सुविधाए भी शामिल हैं।

Groups

MS Excel में उपलब्ध कई कमांड को व्यवस्थित करने के लिए, प्रत्येक टैब पर समूहों में कमांड आयोजित किए जाते हैं। प्रत्येक समूह में तीन या अधिक संबंधित आदेश होते हैं। निम्न तालिका प्रत्येक टैब पर पाए गए समूहों को सूचीबद्ध करती है:-

• HOME:- Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing.
• INSERT:- Tables, Illustrations, Charts, Spark-lines, Filter, Links, Text, Symbols. 
• PAGE LAYOUT:- Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange.
• FORMULAS:- Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation. 
• DATA:- Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline. 
• REVIEW:- Proofing, Language, Comments, Changes. 
• VIEW:- Workbook Views, Show, Zoom, Window, Macros.

कुछ groups में, group के नाम के बगल में निचले दाएं कोने में एक बटन देखेंगे। यह dialog box लॉन्चर कहते है। group के dialog box को खोलने से उस group से जुड़े अतिरिक्त command एवं dialog box open कर सकते हैं।
Commands
कमांड नियंत्रण होते हैं जो आपको विशिष्ट कार्यों को पूरा करने में सक्षम होते हैं, जैसे कि शब्द को बोल्ड करना, Text Wrapping, संख्या के प्रारूप को प्रतिशत में बदलना, या कॉलम जोड़ना।

Concept of Workbook and Worksheet

Worksheet:- एक Worksheet collection होता है cells का जहाँ पर आप अपने data को रख सकते हैं और साथ में उन्हें manipulate भी कर सकते हैं. प्रत्येक Excel workbook में multiple worksheets होते हैं। जैसे- sheet1, sheet2, sheet3 etc.
Workbook:- workbook excel की फाइल को कहा जाता है। एक workbook में कई worksheet उपलब्ध होते हैं। Default रूप से एक Workbook में 3 worksheet उपलब्ध होते हैं, जिन्हें आवश्यकता अनुसार घटाया बढ़ाया जा सकता है। File का नाम ही worksheet का नाम होता है।

Working on Worksheet

Create a new worksheet:- नई वर्कशीट इंसल्ट करने के लिए विंडो की स्टेटस बार के ऊपर न्यू सीट के प्लस आईकॉन पर क्लिक करते हैं जिसे नई वर्कशीट क्रिएट हो जाती है अथवा इंसर्ट मेनू से क्रिएट न्यू वर्कशीट ऑप्शन को क्रिएट किया जा सकता है।

Rename a worksheet:- किसी वर्कशीट का नाम परिवर्तित करने के लिए विंडो के बटन में स्थित आवश्यकता अनुसार सीट पर Right क्लिक कर Rename ऑप्शन का चुनाव करते हैं एवं Sheet का नया नाम टाइप कर करते हैं।

Move or Coping a worksheet:- किसी वर्कशीट को copy या move करने के लिए निम्नलिखित स्टेप का प्रयोग करते हैं:-

• सर्वप्रथम उस वर्कशीट का चयन कर right click करते हैं, ज जिसे move या copy करना चाहते हैं तथा move and copy option पर click करते हैं जिससे move and copy dialog box प्रदर्शित होता है।

• प्रदर्शित डायलॉग बॉक्स में To book drop down में उस Excel Workbook का चयन करते हैं, जिसमें move or copy करना चाहते हैं। Before sheet में जिस sheet के पश्चात copy or move करना चाहते हैं, उसका चयन कर copy करने के लिए create a copy check box को चेक करते हैं। move करने के लिए इस ऑप्शन का यूज नहीं किया जाता है।
• अंत में ok बटन पर क्लिक कर sheet को आवश्यकतानुसार location पर move or copy किया जा सकता है।

Deleting a worksheet:- किसी worksheet को delete करने के लिए संबंधित worksheet पर right click कर delete option पर क्लिक करते हैं, जिससे delete confirmation box प्रदर्शित होता है।

 प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में OK ऑप्शन पर click कर worksheet को delete किया जा सकता है।

Working with Row and Column

Add new row and column:- Excel 2013 की किसी भी वर्कशीट में Row or Column को Insert करने के लिए Home Tab के Cells Group से Insert option में क्रमश: Insert Sheet Row or Insert Sheet Column में क्लिक करते हैं, जिससे selected row/column के पश्‍चात एक नई row/column Insert हो जाता है।

Deleting row and column:- Excel 2013 की किसी भी वर्कशीट से Row or Column को मिटाने के लिए Home Tab के Cells Group से Delete option में क्रमश: Delete Sheet Row or Delete Sheet Column में क्लिक करते हैं, जिससे selected row/column Delete हो जाती है।

Resizing Row or Column:- Excel 2013 की किसी भी वर्कशीट के Row or Column की size change करने के लिए Home Tab के Cells Group से Format option में क्रमश: Row height or Column Width Option में क्लिक करते हैं, जिससे क्रमश: Row height or Column Width डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित हाता है:-

                                 

 

                    प्रदर्शित डायलाग बाक्‍सों में अपनी आवश्‍यकतानुसार Row Height or Column width की size, pixels में टाईप कर OK Button पर क्लिक कर रो तथा कालम की साईज परिवर्तित कर सकते है।

Different View of Worksheet 

Excel 2013 में Worksheet को देखने के कई विकल्प होते हैं जो वर्कशीट को अलग अलग प्रदर्शित करते हैं। विंडो के नीचे टास्कबार पर व्यू बटन का उपयोग कर worksheet view को बदल सकते हैं अथवा View Tab के Workbook Views group में उपलब्‍ध View Options का प्रयोग कर सकते हैं। MS Excel 2013 में तीन प्रकार के व्यू होते हैं:-

1. Normal View
2. Page Layout View
3. Page Break View

1. Normal View:- यह एक्सेल में डिफ़ॉल्ट व्यू होता है एक्सेल में उपयोगकर्ता हर समय इसका प्रयोग करते हैं और परिचित हैं।
2. Page Layout View:- Page Layout View में शीट को Page Margins के रूम में स्पष्ट देख सकते हैं। इसी के साथ इसमें Header और Footer भी देख सकते हैं और इसमें वर्कशीट को Edit कर सकते हैं और सभी कार्यों का उपयोग कर सकते हैं। यदि पेज लेआउट पर क्लिक करते हैं तो Normal View पर वापस क्लिक कर पेज ब्रेक मार्जिन दिखाई देता है।
3. Page Break View:- यह व्यू प्रत्येक Page को Watermark के साथ page numbers इंगित करने के लिए दिखाता है। इस व्यू में डेटा भी Edit कर सकते हैं और सभी कार्यों का उपयोग कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त page को बड़ा या छोटा बनाने के लिए पेज ब्रेक को स्थानांतरित कर सकते हैं। यदि अलग-अलग pages में अपनी वर्कबुक के विभिन्न हिस्सों को प्रिंट करने के लिए पेज ब्रेक जोडना अनिवार्य होता है। 

Data Types of Excel 

किसी एक्सेल वर्कशीट में कई प्रकार के डाटा store किये जा सकते हैं। वर्कशीट के किसी Cell में किसी विशेष प्रकार का डाटा Store करने के लिए हमें उस Cell को वह डाटा स्टोर करने और ठीक तरह से दिखाने के लिए फॉर्मेट करना पड़ता हैं। एक्सेल में मुख्यतः निम्नलिखित डाटा टाइप उपयोग में लाये जाते हैं:-

• General:- इस डेटा टाईप का प्रयोग सभी प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। यह एक काॅमन डाटा टाईप है। जैसे – A to Z अक्षर, 0 to 9 नम्बर, चिन्ह, दिनांक, समय आदि।
• Text:- टेक्स्ट एक्सेल में एकमात्र डेटा प्रकार है जो डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध होता है। इस डेटा टाईप का प्रयोग टेक्स्ट से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमे गणितीये गणनायें नही की जा सकती है।
• Number:- इस डेटा टाईप का प्रयोग केवल अंको (0 से  9 तक), दशमलव के अंको को सेट करने के लिए किया जाता हैं। इस प्रकार के डेटा में पूर्णांक (integers), अंश (fractions), प्रतिशत (percentages), मुद्रा (currency), और अन्य प्रकार के आंकड़े शामिल हैं। अधिकांश वर्कशीट्स में ये सबसे आम डेटा प्रकार हैं।
• Currency:- इस डेटा टाईप का प्रयोग करेंसी से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंक एवं करेंसी चिन्ह को सेट करना होता है। जैसे – Rs. 15,000, $500, Rs. 1500.00, Rs. 15000
• Date:- इस डेटा टाईप का प्रयोग डेट से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें डेट के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है। जैसे – dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy/dd/mm, 23-July-2016.
• Time:- इस डेटा टाईप का प्रयोग टाईम से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें टाईम के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है।
• Percentage:- इस डेटा टाईप का प्रयोग Percentage से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंको को भी सेट करना होता है। इसमें Percentage चिन्ह आता है।
• Scientific:- इस डेटा टाईप में नंबर प्रकार के डाटा को स्टोर किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता है।
• Special:- इस डेटा टाईप का प्रयोग विशेष प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। जिप कोड एवं फोन नंबर आदि को स्टोर किया जाता है।
• Accounting:- इस डेटा टाईप का प्रयोगअकाउंट से सम्बंधित डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता है एवं करेंसी का चिन्ह चुनना पडता है।
• Custom:- इस डेटा टाईप में आवश्यकता के अनुसार डाटा के प्रकार को सेट कर सकते है।

Page Formatting  

Excel 2013 में पेज सेटअप करने के लिए या फार्मेंटिंग करने के लिए निम्‍नलिखिज स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:- 

• Page Layout Tab से, Margin पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से Custom Margins… का चयन करें, जिससे Page Setup डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है।  

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स के Page टैब में उपलब्‍ध आप्‍सन्‍स का प्रयोग कर एवं कस्‍टम मार्जिन के मानों को समायोजित कर, Ok बटन पर क्लिक करते हैं, ि‍जिससे पेज का डाटा एक क्रम में पेज के अनुरूप प्रर्शित होता है। 

Cell Formatting 

Excel 2013 में किसी भी सेल की विशेषताओं जैसे Font Style, Color, border etc.  को जोडने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• Home Tab के Cells Group के अन्‍तर्गत Format से Format Cells option पर क्लिक करते हैं, जिससे cell formatting Dialog box प्रदर्शित होता है।

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Number tab से cell का डाटा टाईप निर्धारित किया जाता है। Alignment, font, Border, Fill and Protection Tab में क्रमश: किसी भी सेल डाटा की आवश्‍यकतानुसार Formatting कर OK Button पर क्लिक करते हुए सेटिंग को अपडेट कर सकते हैं।  

Cell References  

Cell Reference किसी worksheet पर cell या cell की एक series को संदर्भित करता है और इसे formula में उपयोग किया जा सकता है ताकि Microsoft Office Excel उन मानों या डेटा को ढूंढ सके जिन्हें गणना करना चाहते हैं। 
              MS Excel 2013 में दो प्रकार के Cell reference हैं: relative और absolute। जब copy बनाई जाती है तो relative और absolute Reference अलग-अलग व्यवहार करते हैं। जब किसी formula को किसी अन्य Cell में copy किया जाता है तो संबंधित Reference बदल जाते हैं। दूसरी तरफ, absolute Reference स्थिर रहते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उनकी copy बनाई गई है। 
            डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी Cell reference, relative Reference होते हैं। जब कई cells में Copy बनाई जाती है, तो वे Rows और Column की सापेक्ष स्थिति के आधार पर बदलती हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम फॉर्मूला = A1 + B1 को row 1 से row 2 में copy करते हैं, तो formula = A2 + B2 बन जाएगा। जब भी हमें कई Rows या Columns में समान गणना दोहराने की आवश्यकता होती है। तब relative Reference विशेष रूप से सुविधाजनक होते हैं। जबकि relative Reference के विपरीत, Copy या Fill करने पर Absolute Reference नहीं बदलते हैं। एक Row या Column स्थिर रखने के लिए एक Absolute Reference का उपयोग किया जाता हैं।

Excel Formula 

Excel में पहले से Defined Formulas होते है जिन्हें Function कहते हैं। इनके द्वारा विभिन्न प्रकार के कार्य किये जा सकते है, जैसे जोड़ना, घटना, गुणा, भाग, डेट, टाइम आदि। MS Excel में Formula हमेशा बराबर चिन्ह (=) से प्रारंभ होता हैं। इसे लिखने के लिए किसी भी सेल में या सेल को Select कर Formula Bar मे Type कर सकते हैं अथवा Formula Tab से insert भी कर सकते हैं। Excel में formula निम्‍न लिखित प्रकार के होते हैं:- 

1. Math or String
2. Date & Time
3. Text
4. Financial
5. Logical
6. Statically
7. Lookup or reference

Math or String Function:- 

इसके अनतर्गत Mathematics or String Operation को पूरा करने से संबंधित Function होते हैं। ये निम्‍नलिखित होते हैं:-

1. SUM() :- इस Function के द्वारा संख्याओं को जोड़ा जाता है। इसमें value, cell address or cell range दी जा सकती है।  

Example:- =SUM(a1:a4) अथवा =SUM(a1, a2, a3, .......,an)

2. SQRT() :- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का SQUARE ROOT निकाला जाता है। इसके आर्गूमेंट में किसी संख्या का सेल एड्रेस देते है या वह संख्या देते है। जिसका SQUARE ROOT निकालना होता है। 

Example:- =SQRT(25)

Result :- 5

3. odd() :- इस Function से सम संख्या को विषम संख्या में बदला जा सकता है।

Example =odd(80)

Result=81

4. even() :- इस Function से विषम संख्या को सम संख्या में बदला जा सकता है।

Example:-  =even(79)

Result=80

5. MOD() :- इस function की सहायता से किसी भी संख्या का शेषफल निकाला जाता है। इसमें दो आर्गूमेंट दिये जाते है।

Example:- =MOD(26,5)

result=1

6.POWER() :-  इस Function से किसी भी संख्या की घात की गणना की जा सकती हैं। इसमें दो आर्गूमेंट दिये जाते है पहली संख्या, दूसरी पावर।

Example:- =POWER(5,2)

Result = 25

7. ABS() :-  इससे absolute value निकालते है। अर्थात यदि कोई चिन्ह लगा है। तो उसको हटा दिया जाता है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।

Example:- =abs (-125)

Result = 125

8.Fact() :- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का Factorial number निकाल सकते है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।

Example:- =fact (5)

Result= 120

9. INT() :- इस function से किसी भी संख्या की इंटीजर Value निकाल सकते है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।

Example:- =int(123.34)

Result=123

String Function 

1. UPPER():- यह Function lower case के अक्षर को बडे अक्षर में बदलता है।

Syntax:- =UPPER(TEXT)

Example:- =UPPER(“CyberDairy Solutions”)

Result:- CYBERDAIRY SOLUTIONS

2. LOWER() :- यह Function Upper Case के अक्षर को Lower Case अक्षर में बदलता है।

Syntax:- =LOWER(TEXT)

Example:- =LOWER(“COMPUTER HINDI”)

Result:- computer hindi

3. Proper():- यह Function text को proper case में सेट करता है।

Syntax: =proper(TEXT)

Example:- =proper(“COMPUTER HINDI”)

Result:- Computer Hindi

4. len():- यह Function text के अक्षर गिनता है।

Syntax: =len(TEXT)

Example:- =len(“Computer”)

Result:- 8

5. left():- यह Function शब्द के अक्षरो को बायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।

Syntax: =Left(TEXT, Number)

Example:- =Left(“Computer”,3)

Result:- Com

6. Right():- यह Function शब्द के अक्षरो को दायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।

Syntax: =Right(TEXT, Number)

Example:- =right(“Computer”,2)

Result:- er

7. TRIM():- यह Function टैक्ट के आगे पीछे के खाली स्थान को खत्म कर देता है।

Syntax: =Trim(TEXT)

Example:- =trim(“   Computer ”)

Result:- Computer

8.MID():- यह Function शब्दों को अक्षरो के बीच से निकालाता है। इसमें आर्गूमेंट के तौर पर टैक्ट एवं कहाॅ से अक्षर निकालना है। और कितने अक्षर निकालना हैं । उसकी संख्या देते है।

Syntax: =MID(TEXT,START NUMBER , END NUMBER)

Example:- =mid(“SUPER COMPUTER”,6,7)

Result:- COMPUTER

Date functions 

1. NOW():- यह Function Computer की current date and Time देता है।

Example  =NOW()

OUT PUT- 10/20/2012 19:16

2. DAY():- यह Function DATE से दिन निकालता है।

Syntax:- =day(date)

Example =day(22/7/2016)

Output=20

3. MONTH ():- यह Function DATE से Month निकालता है।

Syntax:- =month(date)

Example =month (10/20/2011)

Output=10

4. year():- यह Function DATE से वर्ष निकालता है।

Syntax:- =year(date)

Example =year (10/20/2011)

Output= 2011

5. today():- यह Function current date output में देता है।

Example =today()

Output:- 10/20/2011

6. Date():- यह Function दिये गये नम्बरों को दिनांक में बदलता है।

Syntax:- =date(year,month,day)

Example:- =date(2011,22,10)

Output= 22/10/211

Time Functions

1. Time():- यह Function दिये गये hour, minute, second को समय में बदलता है।

Syntax:- =Time(hour,minute,second)

Example:- =Time(4,30,10)

Output:- 4:30 AM

2. Second():- यह Function दिये गये समय से सेकेंड आउटपुट में देता है।

Syntax:- =Second(Time)

Example:- =Second(4:30)

Output:- 10

3. Minute():- यह Function दिये गये समय से मिनिट आउटपुट में देता है।

Syntax:- =minute(Time)

Example:- =minute (4:30)

Output:- 30

4. hour():- यह Function दिये गये समय से घण्टा आउटपुट में देता है।

Syntax:- =hour(Time)

Example:- =hour(4:30)

Output:- 4

Financial function

1. PMT():- यह function loan के लिए calculat constant payment तथा ब्याज दर के आधार पर करता है।
Syntax:- =PMT(rate,more,pv,fv,type)
जहां- 
rate - loan पर लगने वाला interest rate है।
PV- यह principal value (मूलधन) होता है।
FV- यह future value होती है, जो भविष्य में चुकानी होती है।
TYPE- यह 0 या 1 होता है जो भुगतान कब होना है, को दर्शाता है। यदि भुगतान आवधि के अंत मे करना होता है तब 0 दर्शाते हैं अथवा भुगतान आवधि के प्रारंभ में करना होता है तब 1 लिखा जाता है।

Logical Function

1. IF():- यह Conditional function होता है, जो true or false value के सिद्धान्त पर कार्य करता है। इसमें शर्त के साथ सत्य एवं असत्य value दर्शाई जाती है।
Syntax:- =IF(condition, true value, false value)
Example:- =IF(5/2=0,"Even Value","Odd Value")
Output:- Even Value

Statistical Function

1. MAX():- यह दिए गए वैल्यू सीरीज में सबसे बड़ी संख्या को प्रदर्शित करता है।
Syntax:- =MAX(n1,ne,ne,n4,......,nn)
Example:- =MAX(23,78,12,90,34)
Output:- 90

2. MIN():- यह दिए गए वैल्यू सीरीज की सबसे छोटी संख्या रिटर्न करते हैं।
Syntax:- =MIN(n1,ne,ne,n4,......,nn)
Example:- =MIN(23,78,12,90,34)
Output:- 12

3. Count():- यह फंक्शन सेलेक्ट किए गए रेंज की संख्या को काउंट करके प्रदर्शित करता है।
Syntax:- =COUNT(n1,ne,ne,n4,......,nn)

4. SQRT():- यह फंक्शन दी गई संख्या का Square root अथवा वर्गमूल प्रदर्शित करता है।
Syntax:- =SQRT(n)
Example:- =SQRT(16)
Output:- 4

Border And Shading 

Cell में Border and Shading का प्रयोग करने के‍ लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• Home Tab के Cells Group के अन्‍तर्गत Format से Format Cells option पर क्लिक करते हैं, जिससे cell formatting Dialog box प्रदर्शित होता है, जिसमें से Border tab पर क्लिक करते हैं तो निम्‍नानुसार डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित होता है। 

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Line pane में border की line का निर्धारण करते हैं, border बाक्‍स में बार्डर का लेआऊट का निर्धारण करते हैं तथा color में जोडे गये बार्डर का रंग नियत कर OK बटन पर क्लिक करते ही selected cell में border का निर्धारण पूर्ण रूप से प्रदर्शित होने लगता है।  

Freezing Pane 

जब बहुत सारे डेटा के साथ काम कर रहे होते हैं, तो वर्कबुक में जानकारी की तुलना करना मुश्किल हो जाता है। एक्सेल में कई Tools हैं जो workbook के विभिन्न parts से data को एक ही समय में देखने हेतु आसान बनाता है, जैसे Pane को Freeze करने और अपनी वर्कशीट को विभाजित करने की क्षमता। वर्कशीट में विशेष रूप से Header Cell में कुछ Rows या Columns को देखना चाहते हैं। Rows या Columns को Freeze करके, जमे हुए Cells को देखने के दौरान अपने Data को Scroll कर देख सकते हैं। pane को freeze करने के‍ ि‍लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• उस Row के नीचे Row का अथवा Column के दाई ओर के Column का चयन करें जिसे Freeze करना चाहते हैं। 
• तत्‍पश्‍चात रिबन के View Tab पर क्लिक करें।
• Freeze Panes कमांड का चयन करें, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से Freeze Panes चुनें। 
• ग्रे लाइन द्वारा इंगित किए गए राे या  कॉलम को जगह में Freeze किया जाएगा। बाईं ओर Freeze कॉलम को देखते हुए worksheet में Scroll कर सकते हैं।

Cell Splitting 

Excel workbook में एक नई Window बनाने की अपेक्षा एक ही Workbook के विभिन्न वर्गों को विभाजित  करना चाहते हैं। स्प्लिट कमांड वर्कशीट को एक से अधिक pane में विभाजित करने की अनुमति देता है जो अलग से scroll करता है। अर्थात एक ही वर्कशीट को दो भागों में विभाजित करने के लिए Split विकल्प का प्रयोग किया जाता हैं। Cell Split करने के लिए निम्‍‍‍नलिखित  स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• सर्वप्रथम उस सेल का चयन करें जहां वर्कशीट को विभाजित करना चाहते हैं। 
• तत्‍पश्‍चात रिबन से View tab पर क्लिक करें, फिर Split कमांड का चयन करें। 
• वर्कबुक को विभिन्न पैन में विभाजित किया जाएगा। स्क्रॉल बार का उपयोग करके प्रत्येक Pane को अलग-अलग स्क्रॉल कर सकते हैं, जिससे वर्कबुक के विभिन्न वर्गों की तुलना की जा सके।

Hiding row and column 

कभी-कभी, वर्कशीट के manage cells को बदले बिना कुछ Rows या Columns को छिपाने की आवश्‍यकता होती है। worksheet में row and column को hide करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-  

• उस कॉलम का चयन करें जिसे छिपाना चाहते हैं, माउस पर राइट-क्लिक करें, फिर Formatting menu से Hide option चुनें। 
• कॉलम छुप जाएंगे। 

Charts in Excel 2013

Chart संख्यात्मक डाटा का Graphical Presentation है।संख्या से संबंधित डाटा की रेंज data series कहलाती है। डाटा सीरीज की प्रत्येक वैल्यू को डाटा पॉइंट कहा जाता है। डाटा सीरीज कॉलम तथा रो में रखे जाते हैं। chart के प्रदर्शन के आधार पर दो प्रकार के होते हैं। Embedded chart और Sheet chart. Embedded chart उसी सीट पर होता है, जिसमें डेटा होता है जबकि sheet chart एक अलग सीट होती है, जिसमें केवल चार्ट होते हैं।
Parts of chart:- किसी chart में सामान्यतः निम्नलिखित part होते है:-

1. Source Data:- यह सेल की रेंज होती है इसके द्वारा चार्ट का निर्माण होता है। चार्ट स्वत: अपडेट होता है जब भी इन सेल की इनफार्मेशन चेंज होती है।
2. Title:- यह chart का शीर्षक होता है।
3. Legend:- chart में यह एक Identifier होता है जो represented color को identify करता है।
4. Axis:- यह किसी चार्ट का vertical and horizontal part होता है। vertical axis को अक्सर y-axis (Value Axis) के रूप में जाना जाता है, horizontal axis को x-axis (Category Axis) कहा जाता है।
5. Data series:- यह actual charted values होता है, जो प्रायः source data के rows and columns की value के आधार पर होता है।
6. Gridlines:- यह axis की value की रेंज को दर्शाता है।

Types Charts in Excel 2013

MS Excel में मुख्य रूप से निम्नलिखित chart उपलब्ध होते हैं:-
1. Area chart:- एक एरिया चार्ट समय के बाद बदलाव के मेग्नीट्यूड को emphasize करता है। source वैल्यू को समय की displaying द्वारा एक एरिया चार्ट संपूर्ण पार्ट्स के रिलेशनशिप को भी शो करता है।

2. Column Chart:- एक कॉलम चार्ट टाइम के एक पीरियड के पश्चात डाटा चेंज को शो करता है। यह category horizontally orgnaize करता है जबकि Value vertically organize करता है।

3. Bar Chart:- एक बार चार्ट सभी इंडिविजुअल आइटम्स के comparison को Illustrate करता है। इसमें कैटेगरी vertical रूप से organize होती है जबकि वैल्यू horizontally organize होती है यह कॉलम चार्ट का उल्टा होता है।

4. Line Chart:- एक लाइन चार्ट डाटा में trends को सामान Interval पर शो करता है।

5. Pie Chart:- एक पाई चार्ट आइटम्स के praposanal size को शो करता है, जो आइटम्स के सम के लिए एक डाटा सीरीज बनाते हैं। यह हमेशा सिर्फ एक डाटा सीरीज को शो करता है तथा यूज़फुल है, जब हम एक सिग्निफिकेंट एलिमेंट को प्राप्त करने का प्रयास करते हैं।

6. Bubble chart:- एक bubble chart data को arrange करने के लिए एक रो या कॉलम में X values को place करे तथा adjust rows or column में corresponding Y values and bubble size को enter करते है।

Crating any chart in Excel 2013

MS Excel 2013 में chart बनाने के लिए निम्नलिखित step का प्रयोग करते है:-
1. सर्वप्रथम डाटा रेंज तैयार कर से सेलेक्ट करते हैं।
2. Insert Tab से chart group में उपलब्ध चार्ट का चयन करते हैं अथवा dialog launcher पर क्लिक करते हैं, जिससे निम्नानुसार डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है

3. प्रदर्शित dialog box के recommended and all chart में से सभी चार्ट प्राप्त करने के लिए all chart tab पर click करते है।
4. उक्त dialog box से आवश्यकतानुसार चार्ट का चुनाव करते हुए OK button पर click कर chart add कर लेते है।

Printing Worksheet and various Print Option

MS Excel 2013 में किसी work sheet को print करने के लिए निम्न step का प्रयोग करते है:-
1. सर्वप्रथम उस सीट का चयन करते हैं जिसे प्रिंट करना होता है।
2. फाइल मीनू से प्रिंट ऑप्शन पर क्लिक करते हैं जिससे प्रिंट विंडो प्रदर्शित होती है।

3. प्रदर्शित window में printer box के अंतर्गत computer से जुड़े printer का चुनाव करते हैं। setting area में print किए जाने वाले वर्कशीट pages का चुनाव कर अन्य प्रकार की settings जैसे  page orientation, paper size, margins इत्यादि का चुनाव करते हैं। copies option में प्रिंट किए जाने वाले page की प्रतियों का निर्धारण करते हैं।
4. अंत में प्रिंट बटन पर क्लिक कर worksheet print कर सकते है।

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