MS OFFICE WORD 2013 UNIT 2ND AND UNIT 3RD

नमस्‍कार दोस्‍तों! ब्‍लाग के माध्‍यम से हम आप लोगो को माखनलाल विश्‍वविद्यालय भोपाल द्वारा संचालित DCA/PGDCA कोर्स  पाट्ययक्रम को पूर्ण कराने का प्रयास कर रहा हूँ। इससे आप लोगो को अपने सिलेबस को पूरा करने में आसानी होगी।  आईये अधिक समय व्‍यतीत न करते हुए शुरू करते हैं DCA/PGDCA के MS Word 2013 का Syllabus -

Office Suite/Package:-

                किसी भी संस्‍था, आर्गनाईजेश,  संगठन के कार्यों को कम्‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍प्‍यूटराईज्‍ड करने या आफिस  काे आटोमेट करने  के लिए जिन साफ्टवेयरर्स की आवश्‍यकता होती है, उनके समूह को आफिस पैकेज या आफिस सुुईट कहा जाता है। आफिस ऑटोमेशन का आशय आफिस क्रियाओं पर लागू किए जाने वाले टूल्‍स तथा मैथड्स से है, जिसकी सहायता से हम लिखित, विजुअल या साउण्‍ड डाटा को कम्‍प्‍यूटर ऐडिट तरीके से प्रोसेस कर सकते हैं। ऑफिस सुईट एक साथ जोडी गई एप्‍लीकेशन्‍स का संग्रह है, जिनका उपयोग संस्‍था में किया जाता है। यह आफिस वर्कर्स के कार्य तथा प्रोसेसेज को सरल बनाता है तथा इनकी कार्यक्षता को बढाता है। आफिस के कार्य जैसे वर्ड प्रोसेसिंग, स्‍प्रेडशीट, प्रजेन्‍टेशन प्रोग्राम, ईमेल, नोटबुक, डाटा बेस, इत्‍यादि होते हैं। प्रत्‍येेेक एप्‍लीकेशन  को पृथक से इन्‍स्‍टाल करने की आवश्‍यकता होती है, किन्‍तु आफिस पैकेज की सहायता से उक्‍त सभी एप्‍लीेकेशन्‍स को एक साथ ग्रुप में इस्‍टाल ि‍किया जा सकता है। इसी ग्रुप को आफिस पैकेज कहा जाता है।

                किसी भी आफिस पैकेज के अन्‍तर्गत मुख्‍य रूप से निम्‍नलिखित एप्‍पलीकेशन उपलब्‍ध होते हैं-

1. Word Processor
2. Spread Sheet
3. Presentation Program
4. DBMS (Data Base Management System)
5. Graphics Suite

1. Word Processor:- वर्ड प्रोसेसर एक एैसा एप्‍पलीकेशन साफ्टवेयर होता है, जिसमे हम किसी भी प्रकार का डाक्‍यूमेट तैयार, सुधार एवं पुराने डाक्‍यूमेंट को हटा सकते हैं। वर्ड प्रोसेसर एक टाईप मशीन की भांति होता है, जिस प्रकार टाईप मशीन में कोई भी लेटर, रिज्‍यूम इत्‍यादि तैयार कर सकते हैं, उसी प्रकार वर्ड प्रोसेसर में भी आसानी से कर सकते हैं। वर्ड प्रोसेसर और टाईप मशीन मात्र अंतर यह है कि वर्ड प्रोसेसर में एक बार तैयार किये गये दस्‍तावेज को आसानी से सुधार करने के साथ-साथ एक ही दस्‍तावेज को अनेक प्रतियों में प्रिंट  कर सकते है, जबकि टाईप मशीन में इस प्रकार की सुविधा प्राप्‍त नहीं होती है। उदाहरण के लिए MS Word इत्‍यादि।
2. Spread Sheet:-  Spreadsheet कंप्यूटर का ऐसा सॉफ्टवेयर या प्रोग्राम होती है जिससे डाटा को Table के रूप में मतलब Row और Column के फॉर्म में डाटा को मैनेज करने, अरेन्ज करने की सुविधा प्रदान करती है जिससे की आपने जो डाटा Row और Column में अरेन्ज किया है उस डाटा पर आप किसी तरह का एनालिसिस कर सके।यह डाटा कुछ भी हो सकता है कोई टेक्स्ट, न्यूमेरिकल इन्फोर्मेशन या लॉजिकल इन्फोर्मेशन हो सकती है। इस पर आप अलग-अलग तरह की कैलकुलेशन परफॉर्म कर सकते है। इसके द्वारा बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन भी कुछ ही देर में की जा सकती है। MS Excel इसका मुख्‍य उदाहरण है।
3. Presentation Program:-एक प्रस्तुति कार्यक्रम एक सॉफ्टवेयर पैकेज है जिसका उपयोग स्लाइड शो के रूप में जानकारी प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।  इसके द्वारा हम अपने किसी भी जानकारी को आसानी से एक Video Clip के रूम में  दर्शको तक सरल तरीके से प्रस्‍तुत कर सकते हैं। इस प्रोग्राम में Multimedia के समस्‍त तत्‍वो जैसे Text, Image, Audio, Video And Animation  की सहायता से अपने स्‍लाईड को अधिक आकर्षक तरीके से प्रस्‍तुत कर सकते हैं। इसका प्रमुख उदाहरण MS Powerpoint  हैैं।

1. DBMS (Data Base Management System):- डेटाबेस प्रबन्धन तन्त्र (database management system (DBMS)) एक सॉफ्टवेयर है जो डेटा के प्रबन्धन एवं उसके दक्षतापूर्वक उपयोग के लिये निर्मित किया जाता है। इसका मुख्या उपयोग डाटा विश्लेषण, रचना, क्वेरी, अद्यतन, डेटाबेस के प्रशासन की अनुमति और डाटा प्राप्त करने के लिए किया जाता है। यह एक प्रकार का software होता है जिसकी मदद से database को create, delete, Modify किया जाता है और उस डेटाबेस में data insert, update, search और delete जैसे कार्य आसानी से  इसीसॉफ्टवेर की सहायता से perform किये जाते हैं। इसका प्रमुख उदाहरण MS Access, Oracle, SQL, D Base etc. है।

1. Graphics Suite:- computer graphics (कंप्यूटर ग्राफ़िक्स) एक ऐसी कला है जिसमें इमेज, रेखा, तथा चार्ट आदि को कंप्यूटर में प्रोग्रामिंग के द्वारा बनाया जाता है। अर्थात कम्‍प्यूटर स्क्रीन पर चित्रों को draw करना ही computer graphics कहलाता है। कम्‍प्यूटर ग्राफिक्स कंप्यूटर के सहयोग से सृजित ग्राफिक्स यानि रेखाचित्र होते हैं। इनमें अधिकांशतः चित्र डाटा का कंप्यूटर के द्वारा प्रदर्शन और परिवर्तन किया गया होता है। कंप्यूटर ग्राफिक्स कंप्यूटर के सहयोग से सृजित ग्राफिक्स यानि रेखाचित्र होते हैं। इसका प्रमुख उदाहरण Coral Draw है।

Application of Office Package:-

                   

                     माखनलाल विश्‍वविद्यालय के PGDCA के सिलेबस के अनुसार पैकेज के निम्‍नलिखित प्रकार हैैं:-

1. Apache Open Office
2. Libre Office
3. Callingra Suite
4. WPS office
5. KOffice
6. Google Docs
7. Microsoft Office

1. Apache Open Office:- ओपेन आफिस सुुुुईट एक पूर्ण आफिस आटोमेशन पैकेज है जो लाईनक्‍स आपरेटिंग सिस्‍टम के लगभग सभी वितरणों के साथ आता है। लाईनक्‍स वातावरण के अन्‍तर्गत ओपेन आफिस, माईक्रोसाफ्ट आफिस का विकल्‍प हो सकता है। यह आफिस सुईट इंटरनेट पर अपने साेर्स कोड के साथ बिल्‍कुल मुफ्त मे उपलब्‍ध होता है, जिसकी सहायता से हम आपने एप्‍लीेकेशन को आसानी से आपनी आवश्‍यकतानुसार तैयार किया जा सकता है। Open office.org writer, Open office.org Calc एवं Open Office.org Impress इसके उदाहरण है।   
2. Libre Office:-  यह एप्‍लीकेशन भी ओपेेेन आफिस के समान ही फ्री ओपेन सोर्स आफिस सुुुुईट है। यह डाक्‍यमेंट फाउडेशन का प्रोजेक्‍ट है। इसे 2010 मेंं openoffice.org से फोर्क किया गया था। इस सुईट में वर्ड प्रोसेसिंग, स्‍प्रेडशीट बनाने तथा एडिट करने, स्‍लाईडशोज, डायग्राम तथा ड्राइंग्‍स, डाटाबेस के साथ कार्य करने तथा गण्तिीय फार्मूले बनाने हेतु साफ्टवेयर उपलब्‍ध है। यह 110 भाषाओं में उपलब्‍ध है। यह अन्‍य मुख्‍य आफिस सुईट्स की फाइल फार्मेटस को भी सपोर्ट करता है। यह ज्‍यादातर प्रचलित लाइनेक्‍स डिस्‍ट्रीव्‍यूशन्‍स हेतु डिफाल्‍ट आफिस सुईट है।
3. Calligra Suite:- calligra suite द्वारा प्रदान किया ग्राफिक आर्ट तथा ऑफिस सुुुइट है या डेस्कटॉप पीसी टेबलेट तथा स्मार्टफोन सहित उपलब्ध है, इसमें  वर्ड प्रोसेसिंग,  स्प्रेडशीट, प्रेजेंटेशन प्रोग्राम, डाटाबेस, वेक्टर ग्राफिक तथा डिजिटल पेंटिंग हेतु एप्लीकेशंस हैं ।कैलीग्रा ज्यादातर एप्लीकेशंस हेतु ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेेट को डिफॉल्ट फाइल फॉरमैट की तरह उपयोग करता है तथाा अन्य जैसे माइक्रोसॉफ्ट फॉर्मेट को भी इंपोर्ट कर सकता है। 
4. WPS office:- WPS ऑफिस का पूरा नाम राइटर प्रेजेंटेशन तथा स्प्रेडशीट होता है। माइक्रोसॉफ्ट विंडोज लाइनेक्स तथा एंड्राइड OS हेतु ऑफिस सुइट है , जिसे  Zhuhai आधारित चाइनीज सॉफ्टवेयर निर्माता किंगसॉफ्ट ने विकसित किया था। इसे पहले किंगसॉफ्ट कहते थे । WPS Office तीन प्राथमिक तत्व राइटर प्रेजेंटेशन तथा स्प्रेडशीट से बना हुआ सॉफ्टवेयर suite है। इसका पर्सनल बेसिक वर्जन उपयोग हेतु मुक्त है।
5. KOffice:- KOffice KDE द्वारा निर्मित फ्री तथा ओपन सोर्स ऑफिस सुइट है, जो यूनिक्स जैसे सिस्टम तथा विंडोज के लिए निर्मित किया गया है। KOffice में वर्ड प्रोसेसर हेतु KWord, स्प्रेडशीट हेतु KSpread तथा प्रेजेंटेशन हेतु KPresentet एवं अन्य एलिमेंट भी शामिल है।
6. Google Docs:- Google Docs, sheets तथा Slides क्रमशः वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट तथा प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर ऑफिस सुइट है। गूगल के क्रोम ऑपरेटिंग सिस्टम, एंड्राइड, विंडोज, ब्लैकबेरी तथा डेस्कटॉप एप्लीकेशंस हेतु उपलब्ध वेब एप्लीकेशंस मोबाइल ऐप है। यह ऐप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फाइल फॉर्मेट के साथ कंपैटिबल है, जो सभी मोबाइल के साथ भी कंपैटिबल होता है। यह suite यूजर को ऑनलाइन फाइल क्रिएट करने तथा एडिट करने की सुविधा देता है।
7. Microsoft Office:- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट कारपोरेशन द्वारा निर्मित क्लाइंट सॉफ्टवेयर, सर्वर सॉफ्टवेयर तथा सर्विस है। इसे पहली बार बिल गेट्स ने 1 अगस्त 1988 में अनाउंस किया था। तब से लेकर आज तक ऑफिस के कई वर्जन रिलीज हो चुके हैं। सबसे नवीनतम डेस्कटॉप वर्जन विंडोज तथा MAC ऑपरेटिंग सिस्टम हेतु 22 सितंबर 2015 तथा 9 जुलाई 2015 को क्रमशः रिलीज हुआ ।इसके अंतर्गत एमएस वर्ड, एमएस एक्सेल , एम एस पावर प्वाइंट इत्यादि सॉफ्टवेयर उपलब्ध है। इसका लेटेस्ट वर्जन माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2019 है।

Minimum Hardware requirement of Office Suite:-

• 1.6 (GHz) or faster, 2-core Processor
• Minimum 1 GB RAM
• Minimum 4 GB of available disk space
• 1280 x 768 screen resolution
• Minimum Windows 2000/XP Operating System (32 bit)

Introduction Of MS Office 2013:-

                 माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, माइक्रोसॉफ्ट कंपनी का एक एप्लीकेशन पैकेज है. इसमें ऑफिस के सभी कार्य किये जा सकते हैं। ऑफिस में कई काम होते हैं जैसे पत्र का प्रारूप तैयार करना यानी लैटर टाइप करना, कैलकुलेशन से सम्बंधित कार्य करना, Presentation  Slides बनाना, डेटाबेस तैयार करना और ईमेल से संबंधित कार्य करना इत्‍यादि। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को सर्वप्रथम सन 1989 में माइक्रोसॉफ्ट कारपोरेशन (Microsoft एक American Multinational company है जिसके founder Paul Allen और Bill Gates हैं| Multinational company का मतलब ऐसा company जिसका business एक से ज्यादा country में चलता है) द्वारा मैक-ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए शुरू किया गया। विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए 1990 में प्रथम संस्करण लाया गया। माइक्रोसॉफ़्ट के कई Version  आ चुके है जिसमे ऑफिस 3 .0 से लेकर अभी उपयोग में होने वाले Office 95, Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016 के अलावा ऑफ़िस-2019 इसका वर्तमान संस्करण है।

               जनवरी 2013 में, Microsoft ने अपने Office Software Suite, Office 2013 का नवीनतम Version जारी किया। इसने Office के सदस्यता-आधारित Office 365 Home Version को भी जारी किया हैं। यदि आप Office 2013 को खरीदने या अपग्रेड करने के बारे में सोच रहे हैं, तो प्रत्येक Version की लागत और सुविधाओं अलग अलग हैं। Microsoft Office Suite उन Applications का एक आवश्यक संग्रह है जिसमें Word, Excel, PowerPoint और बहुत कुछ शामिल है। Office 2013, Office Suite का नवीनतम Version, इसमें कुछ महत्वपूर्ण परिवर्तन शामिल हैं। Microsoft अब एक वार्षिक सदस्यता योजना के माध्यम से Office की पेशकश कर रहा है, और कंपनी ने इसे अपने Microsoft account और OneDrive (जिसे पहले Sky Drive के नाम से जाना जाता था) के साथ एकीकृत किया है।

                माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज 2013 के प्रमुख सॉफ्ट्वेयर, जिन्हे Components भी कहते हैं निम्न प्रकार के होते हैं -

1. Microsoft Word 2013
2. Microsoft Excel 2013
3. Microsoft Access 2013
4. Microsoft Publisher 2013
5. Microsoft Link 2013
6. Microsoft One note 2013
7. Microsoft Outlook 2013
8. Microsoft Info path Designer 2013

Various Versions of MS Office:-

                MicroSoft Office के  निम्‍नलिखित संस्‍करण हैं:-

Release date	Title	Components	Notes
November 19, 1990	Office 1.0	Word 1.1, Excel 2.0, PowerPoint 2.0
March 4, 1991	Office 1.5	Word 1.1, Excel 3.0, PowerPoint 2.0
July 8, 1991	Office 1.6	Word 1.1, Excel 3.0, PowerPoint 2.0, Mail 2.1	Last version to support Windows 3.0
August 30, 1992	Office 3.0	Word 2.0c, Excel 4.0, PowerPoint 3.0, Mail 3.0
January 17, 1994	Office 4.0	Word 6.0, Excel 4.0, PowerPoint 3.0, Mail 3.1
June 2, 1994	Office 4.3	Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, Mail 3.2, Access 2.0	This is the last 16-bit version. This means that it is also the last version to support Windows 3.x, Windows NT 3.1
July 3, 1994	Office for NT 4.2	Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, Office Manager	Runs on Windows NT 3.5
August 24, 1995	Office 95 (7.0)	Word, Excel, PowerPoint, Schedule+, Binder, Access, Bookshelf	Coincided with the Windows 95 operating system release. Works only on Windows 95 as well as Windows NT 3.51 and later. This is the first Office version to have the same version number (7.0, inherited from Word 6.0) for all major component products (Word, Excel and so on).
November 19, 1996	Office 97 (8.0)	Word 97, Word 98, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, BookShelf Basics, Publisher 97, Publisher 98, Small Business Financial Manager 97, Small Business Financial Manager 98, Automap Street Plus, Direct Mail Manager, Expedia Streets 98	Was published on CD-ROM as well as on a set of 45 3½-inch floppy disks, became Y2K-safe with Service Release 2, and was the last version to support Windows NT 3.51.
June 20, 1997	Office 97 Powered by Word 98 (8.5)		Was released only in Japanese and Korean editions. First version to contain Outlook 98 in all editions and Publisher 98 in the Small Business Edition, as well as the first version of Office 97 to support Windows 98 Second Edition.
June 7, 1999	Office 2000 (9.0)	Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Small Business Tools, Access, FrontPage, PhotoDraw	First version to officially support Windows XP and Windows Server 2003. Last version to support Windows 95. Office 2000 is also the last version not to include Product Activation and not covered by Office Genuine Advantage, although on individual installs, the Office Update website still required the presence of original install media for updates to install.
May 31, 2001	Office XP (10.0)	Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, FrontPage, Small Business Tools	Last version to support Windows 98, Windows Me and Windows NT 4.0. Improved support for working in user accounts without administrative privileges on Windows 2000 and Windows XP.
October 21, 2003	Office 2003 (11.0)	Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Access, InfoPath	First version to introduce Windows XP style icons. Last version to support Windows 2000. Last version to have legacy menus. OneNote is introduced in this version.
January 30, 2007	Office 2007 (12.0)	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, Communicator, Groove, OneNote, Visio Viewer, OCT	Broadly released alongside Windows Vista. First version to officially be supported on Windows 8, Windows 8.1, and Windows 10, and last version to support the 64-bit versions of Windows XP and Windows Server 2003. First version to use the new Ribbon user interface with tabbed menus. First version to have Calibri as the default font across all applications.
June 15, 2010	Office 2010 (14.0)	Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, SharePoint Workspace, Visio Viewer, OCT, Lync	This is the first version to ship in 32-bit and 64-bit. Last version to support Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, and Windows Server 2008. Version 13.0 was skipped because of the fear of the number 13.
January 29, 2013	Office 2013 (15.0)	Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, Lync, Skype for Business, Visio Viewer	Lync is replaced with Skype for Business after an update.
September 22, 2015	Office 2016 (16.0)	Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, Skype for Business, Visio Viewer	Last version to support Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, and Windows Server 2016.
September 24, 2018	Office 2019 (16.0)	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, Skype for Business, Visio Viewer	Runs on Windows 10 and Windows Server 2019. OneNote was removed from the suite in Office 2019. Instead, a redesigned Universal Windows Platform version of the app is bundled with all releases of Windows 10.

Introduction of MS Word 2013:-

                 MS Word 2013 एक आफिसियल साफ्टवेयर (Official Software) है। इसको अमेरिका की कम्पनी माइक्रोसाफ्ट ने विकसित किया है। MS Word 2013 को कम्पनी के CEO Bill Gates की अध्‍यक्षता में 29 जनवरी 2013 को लांच किया गया है। MS Office 2013 का पूरा नाम Microsoft office 2013 है। इसके द्वारा हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेजों को बनाने (Create), संपादित करने (edit), प्रारूपित करने (format) और मुद्रित करना (Print) कर सकते हैं। Microsoft Word 2013 ऍम एस ऑफिस का ही एक Software हैं, जिसको Microsoft Company द्वारा बनाया गया था, यह Software विश्व में सबसे अधिक प्रयोग में आने वाला Software हैं। इसे संक्षिप्त में MS Word भी कहा जाता हैं। Microsoft Word का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge, Table, Chart आदि कार्यों के लिए किया जाता है इसलिए Microsoft Word को Word Processing के नाम से भी जाना जाता हैं। 

Features Of MS Word 2013:-

                    MS Word 2013 के निम्‍नलिखित विशेषताएं है:-

1. A New Look for Word:-  Word 2013 को Open  करते ही हमे एक नया landing page दिखाई देता हैैै, जिसकेे बाई ओर अपने Recent Document के साथ-साथ पहले देखे गए Documents को खोलने का विकल्प दिखाई देता है। दाई ओर विभिन्न टेम्पलेट्स जैसे Blank, invoice, Blog post आदि प्रदर्शित होते हैं।
2. Save and share files in the cloud:- Cloud एक भंडारण की तरह है। जब भी हम ऑनलाइन रहते हैं तो हम इसे प्राप्त कर सकते हैं। online रह कर हम डॉक्यूमेंट को SharePoint या OneDrive पर Share कर सकते हैं| वहां से हम अपने Word Documents, Excel की Spreadsheet और अन्य ऑफिस फ़ाइलों को एक्सेस और Share कर सकते हैं। हम एक ही समय पर एक ही फाइल में अपने सहयोगियों के साथ मिलकर काम भी कर सकते हैं।
3. Use Multimedia:- यदि हम Word में newsletters, flyers, brochures  या अन्य मल्टीमीडिया Document तैयार करते हैं, तो हम  Multimedia के साथ आसानीपूूूूर्वक काम कर सकते है। Word 2013 के नए alignment guide (जब हम मीडिया के एक टुकड़े पर click करते हैं तो पॉप अप टूल्स) आपके टेक्स्ट या वीडियो को आपके टेक्स्ट में तेज़ी से स्थानांतरित करना आसान बनाता है। हम Document के चारों ओर एक image draw कर सकते हैं, अगर आपके संगठन में फेसबुक या फ़्लिकर खाता है, तो हम Word को छोड़ कर अपने एल्बम से फ़ोटो को Document में सम्मिलित कर सकते हैं।
4. Read Mode:- हम MS Word 2013 में किसी भी फाइल को आसानी से पढ़ सकते हैं| यदि हम एक Document पढ़ना शुरू करते हैं, लेकिन फिर अचानक एक और कार्य करने की आवश्यकता है, तो Word Document में अपनी जगह को Save कर लेगा ताकि हम बाद में उसे वही से पढ़ सके जहाँ अपने छोड़ दिया था – भले ही आप किसी अन्य डिवाइस पर Document पढ़ रहे हों (जैसे हमारा घर का कंप्यूटर या विंडोज टैबलेट)। हमे “Save” करने या वर्चुअल बुकमार्क जोडने की भी आवश्यकता नहीं है MS Word 2013 हमारे लिए सभी काम करता है।
5. Object Zoom:- जब हम किसी डॉक्यूमेंट को पढ़ रहे होते हैं और यदि हमे उस डॉक्यूमेंट को Zoom करने की आवश्‍यकता होती हैं तो हम बड़ी ही आसानी से पेज को Zoom कर सकते हैं इसके लिए हम  स्क्रीन पर दो बार क्लिक करें  या अपने माउस से Zoom in पर डबल-क्लिक करें। और यदि हम डॉक्यूमेंट को Zoom out करना चाहते हैं तो Zoom out option पर क्ल्सिक करें।  
6. Resume a Reading:- इसके द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट को पढना वही से स्टार्ट कर सकते हो जहाँ तक आपने पहले पढ़ा हुआ था अर्थात हमने जहां से अपने डॉक्यूमेंट को पढना छोड़ा था वहां से पढ़ना जारी रख सकते हैं। क्योकि MS Word यह याद रखता है कि आप कहां थे। 
7. Online Video:- हम MS Word 2013 में online video भी देख सकते हैं ताकि हम content पर ध्यान केंद्रित कर सकें। 
8. Open and edit PDF file:- MS Word 2013 में हम आसानी से Pdf फाइल को खोल सकते हैं और उसमे सुधार भी कर सकते हैं। इसी के साथ हम pdf में स्थित paragraph, table या list में भी आसानी से सुधार कर सकते हैं। 
9. Insert online Video and Picture:- MS Word 2013 में हम सीधे अपने दस्तावेज़ों में ऑनलाइन वीडियो और images जोड़ सकते हैं। और अपनी images को ऑनलाइन अपने कंप्यूटर पर Save भी करके रख सकते हैं | 
10. Live layout and alignment guides:- यदि हम किसी shape का आकार बदलते हैं तो live layout हमारे टेक्स्ट के साथ chart, photo और Diagrams को आसान बनाता हैं।

Working with MS Word:-
                          एमएस वर्ड 2013 को स्‍टार्ट करने के लिए Word 2013 के डेस्‍कटॉप आइकन पर डबल क्लिक करें या Start-> All Programs-> Microsoft Office 2013 -> Microsoft Word 2013 पर क्लिक करते हैं, जिससे MS Word 2013 की निम्‍नलिखित window Open होती है:-

                 प्रदर्शित विंडो में उपलब्‍ध interface के Option का प्रयोग कर करके  Document बनाने, ि‍मिटाने या संशोधित कर सकेते हैं। 

Menu And Command Of MS Word 2013:- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2013 रिबन का उपयोग करता है, रिबन को लॉजिकल में व्यवस्थित कुछ कार्यों के लिए कमांड खोजने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। रिबन वह डिस्प्ले है जिसे हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड विंडो के शीर्ष पर देखते हैं। यह MS Word के साथ हमारा प्राथमिक इंटरफ़ेस होता है। यह आपको Word में उपलब्ध Commands तक पहुंचने की अनुमति देता है। रिबन तीन भागों से बना है:-

1.  टैब (Tab)
2. समूह (Group)
3. कमांड (Command)

                        माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डाक्यूमेंट्स के साथ काम करने के लिए सैकड़ों कमांड हैं। उपयोगकर्ताओं को उन विशिष्ट आदेशों को ढूंढना आसान बनाने के लिए, जिन्हें वे ढूंढ रहे हैं, कमांड सात मुख्य टैब पर व्यवस्थित होते हैं:- 

Ribbon Tab Name	Command Groups
Home	Clipboard, Font, Paragraph, Styles, and Editing
Insert	Pages, Tables, Illustrations, Apps, Media, Links, Header & Footer, Text, and Symbols
Design	Document Formatting and Page Background
Page Layout	Page Setup, Paragraph, and Arrange
References	Table of Contents, Footnotes, Citation & Bibliography, Captions, Index, and Table of Authorities
Mailings	Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, and Finish
Review	Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, and Protect
View	Views, Show, Zoom, Window, and Macros

Home:- Home Tab में formatting से सम्बंधित कमांड शामिल हैं।

Insert:  टेबल, चित्रण, चार्ट, लिंक, स्पार्कलाइन, हैडर और फूटर, कस्टम टेक्स्ट और प्रतीUकों, आदि को सम्मिलित करने के लिए INSERT टैब का उपयोग करें।

Design:  डॉक्यूमेंट formatting और पेज background सेट करने के लिए डिज़ाइन टैब का उपयोग किया जाता हैं।

Page Layout:- मार्जिन को बदलने के लिए पेज लेआउट टैब का उपयोग किया जाता हैं, इसी के साथ कॉलम जोड़ने, पेज का आकार बदलने, पेज का सेटअप सेट करने आदि के लिए किया जाता हैं।

Reference:- कंटेंट की एक तालिका जोड़ने, फुटनोट जोड़ने, ग्रंथसूची जोड़ने, आदि के लिए Reference टैब का उपयोग किया जाता हैं।

Mailing:- लेबल बनाने, मेल मर्ज करने के लिए मेलिंग टैब का उपयोग किया जाता हैं|

Review:- वर्तनी और व्याकरण की जांच करने के लिए Review टैब का उपयोग किया जाता हैं|

View:-अपने दस्तावेज़ दृश्य को बदलने के लिए View टैब का उपयोग किया जाता हैं, इसी के साथ ruler या navigation pane, Zoom in, Zoom out आदि विकल्प उपलब्ध हैं|

नोट:-  फ़ाइल मेनू एक टैब के समान नहीं है। FILE मेनू आपको वापस हमारे दस्तावेज़ में परिवर्तन करने के बजाय Backstage View पर ले जाता है, जहां आप उसे मैनेज करते हैं।  

Tool Tabs:-

                 मुख्य टैब के अलावा, कई टूल टैब होते हैं जिनमें आम तौर पर उपयोग किए गए कमांड शामिल होते हैं। सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले टूल टैब में से कुछ हैं:

• SmartArt
• Chart
• Drawing
• Picture
• Table
• Header and Footer

               जब हम किसी टूल टैब वाले कमांड का चयन करते हैं तो हमे उससे सम्बंधित आप्शन दिखाई देने लगते हैं। उदाहरण के लिए, जब हम कोई टेबल इन्सर्ट करते हैं, तो हमें टेबल से संबधित विकल्प दिखाई देने लगते हैं।

Groups:- 

               माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में उपलब्ध कई कमांड को व्यवस्थित करने के लिए, प्रत्येक टैब में समूहों में कमांड आयोजित किए जाते हैं। प्रत्येक समूह में तीन या अधिक संबंधित कमांड होते हैं। जो निम्न हैं –

HOME:- Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing.

INSERT:- Tables, Illustrations, Charts, Sparklines, Filter, Links, Text, Symbols. 

PAGE LAYOUT:- Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange.

FORMULAS:- Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation, 

DATA:- Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline.

REVIEW:- Proofing, Language, Comments, Changes.

VIEW:- Workbook Views, Show, Zoom, Window, Macros.

कुछ groups में, हम group के नाम के बगल में निचले दाएं कोने में एक बटन देखते हैं। यह dialog box लॉन्चर है। group के dialog box को खोलने से हम उस group से जुड़े अतिरिक्त command तक पहुंच सकते हैं, जो निम्‍नानुसार है:- 

Commands:- कमांड नियंत्रण होते हैं जो आपको विशिष्ट कार्यों को पूरा करने में सक्षम होते हैं, जैसे कि शब्द को बोल्ड करना, Text Wrapping, संख्या के प्रारूप को प्रतिशत में बदलना, या कॉलम जोड़ना।

Saving Document in MS Word 2013:- MS Word 2013 में डाक्‍यूमेट को सेव करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:- 

• सबसे पहले File tab पर click करते हें।
• तत्‍पश्‍चात Save as button पर click करते हैं, जिससे निम्‍न डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित होता है:- 

• उस स्थान को चुनते है, जहां हम अपना Document Save करना चाहते हैं।
• तत्‍पश्‍चात Save पर click कर दस्‍तावेज को सेव कर सकते हैं। 

नोट: MS Word 2013 Automatically फाइल को .docx format में Save करता है। यदि हम अपने Document को .docx के अलावा किसी अन्य format में Save करना चाहते हैं तो Save as type  की List पर click करें,  और फिर हम इच्छित file format को select कर अपने Document को save करने के बाद जब हम उस पर काम करना जारी रखते हैं, तो Quick access toolbar में save पर click करते रहने से दस्‍तावेज सेव होता रहता है।

 Open Existing Document in MS Word 2013:-  MS Word 2013 में पहले से बने डाक्‍यूमेट को ओपेन करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• MS Word 2013 की ि‍विंंडो से File tab पर click कर  Open option पर click करते हैं।
• तत्‍पश्‍चात ब्राउज़ बटन पर क्लिक करते है।

• ऐसा करते ही हमारे सामने open Dialog box खुल जायेगा|
• अब हम जिस Document को खोलना चाहते हैं उसे select करे और open button पर click करते हैं, जिससे Selected Document Open हो जायेगा।

Print Document in MS Word 2013:- MS Word 2013 में किसी भी दस्‍तावेज को प्रिंट करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टैप का प्रयोग करते हैं:- 

• सबसे पहले File tab पर Click कर Print option  पर Click करते हैं, जिससे निम्‍न डायलग बाक्‍स प्रदर्शित होता है:-

• Print पर Click करते ही हमे एक Copies box प्रदर्शित होगा जिसमे आप No. Of Copies टाइप करे। अर्थात वह संख्या डाले जितनी कॉपी आप Print करना चाहते हैं| 
• इसके बाद वह Printer select करें जिससे Print करना चाहते हैं और जो कंप्यूटर से जुड़ा हुआ हो। 
• सेटिंग्स आप्शन के अंतर्गत आपके Printer के लिए डिफ़ॉल्ट Print सेटिंग्स select रहती हैं। यदि हम सेटिंग बदलना चाहते हैं, तो बस उस सेटिंग पर Click करें जिसे हम बदलना चाहते हैं इसके बाद सेटिंग में जो भी बदलाव करना चाहते हैं उसमे कर सकते हैं। 

• जब हम सेटिंग्स से संतुष्ट हों जाये तो Print आप्शन पर Click कर दस्‍तावेज चुने गये प्रिंंटर के माध्‍यम से प्रिंंट कर सकेगे। 

Page Formatting:- 

                  वर्ड में प्रिन्‍ट निकालने से पहले अपने डॅाक्‍यूमेन्‍ट का पेज सेटअप करना अति आवश्‍यक होता है पेज सेटअप से या पेज सेटअप का मतलब डॉक्‍यूमेंट का साइज उसके चारों तरफ का मार्जिन और उसके आडा या तिरछा होने से है। वर्ड में कोई भी काम करने से पहले हमें यह सुनिश्चित करना होता है कि हम कौन सा पेज साइज चुने जो हमारे पास उपलब्‍ध हो, उसके चारो तरफ टाइप करते समय कितनी जगह छोडे आदि। MS Word 2013 में किसी भी Document में पेजों की formatting करने के लिए Layout tab->Page Setup group में Dialog Launcher पर क्लिक करते हैं, जिससे Page Setup Dialog Box प्रदर्शित होता है:-  

I

प्रदर्शित Dialog Box में निम्‍नानुसार Setting करते हैं:- 

Page Margin:- एमएस वर्ड में पेज के चारों तरफ के खाली जगह को पेज मार्जिन कहा जाता है। पेज में कंटेंट कहाँ से शुरू होंगे और कहाँ ख़त्म, इसका निर्णय पेज मार्जिन की सेटिंग द्वारा लेते हैं। पेज की मार्जिन सेट करने के लिए प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Margin tab पर क्लिक करते ही हमें पेज मार्जिन की सारी सेटिंग दिख जाएगी। हम खुद कि मार्जिन सेट करने के लिए ऑप्शन को क्लीक कर सकते हैं जो कि ड्रापडाउन मेनू के अंदर सबसे नीचे होता है। डिफ़ॉल्ट मार्जिन में पेज के चारों तरफ एक-एक इंच की खाली जगह होती है जिसमे आप आगे बदलाव कर सकते हैं। Page Margin चार प्रकार के होते हैं:- 

• Left Margin: – Left Margin का प्रयोग पेज के बायीं ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं।
•  Right Margin: – Right Margin का प्रयोग पेज के दायी ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं।
• Top Margin: – Top Margin का प्रयोग पेज के उपरी भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं।
• Bottom Margin: – Bottom Margin का प्रयोग पेज के निचले भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं 

Page Orientation:- पेज ओरिएंटेशन दो प्रकार के होते हैं- एक लैंडस्केप और दूसरा पोर्ट्रेट। पोर्ट्रेट में चीजें ऊपर से नीचे होती है, जबकि लैंडस्केप में कंटेंट्स इसके उलट हॉरिजोंटल होते हैं। ओरिएंटेशन सेट करने के लिए Orientation Tab पर उपलब्‍ध प्रकार को  Click करते हैं, जिसके बाद पेज का ओरिएंटेशन निर्धारित हो जाता है।

Page Size:- पेज का डिफ़ॉल्ट साइज 8.5*11 होता है जो की प्रिंटिंग के अनुकूल बनाया गया है। हलांकि अलग-अलग प्रकार के डॉक्यूमेंट के लिए अलग-अलग साइज की जरूरत पड़ सकती है इसीलिए हम लेआउट टैब में जाकर साइज पर क्लीक कर के पेज का आकार बदल सकते हैं।

Page Colour:- पेज कलर को बदलने के लिए डिज़ाइन टैब ऑप्शन में जाकर पेज कलर पर क्लीक करें जिसके बाद बहुत सारे रंग खुल जाएंगे और आप उनमे से एक को चुन सकते हैं।अगर हम खुद का एक अलग रंग चुनना चाहते हैं तो मेक कलर्स ऑप्शन में जाते है और जहां हमें कस्टम पर क्लिक करते हैं। इसके बाद हम जिस भी रंग में बदलाव करना चाहते हैं उसके इफ़ेक्ट को चेंज कर सकते हैं।

Design->Page Color->Make Colors->Custom

             उपरोक्‍त में से आवश्‍यतानुसार सेंटिग का Preview, Preview box में प्रदर्शित होता है। अंत में OK Button पर क्लिक कर Page की सेंटिंग सुनिश्चित कर सकते हैंं। 

Border and Shading:- बॉर्डर को एक पेज में कहीं भी लगाया जा सकता है, जैसे की पेज के चारों तरफ या पैराग्राफ में या पूरे डॉक्यूमेंट में भी। पेज को बॉर्डर देने के लिए हमें सबसे पहले डिज़ाइन टैब में जाना होगा और पेज बैकग्राउंड नामक ग्रुप के अंदर पेज बॉर्डर बटन पर क्लीक करना होगा। इसके बाद एक नया डयलॉग बॉक्स प्रदर्शित हो जाएगा जो कुछ इस तरह का होगा-

                      प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में हम पेज के बॉर्डर में मनचाहा बदलाव कर सकते हैं और बॉर्डर के एट्रिब्यूट में भी बदलाव कर सकते हैं। अगर हम बॉर्डर को हटाना चाहते हैं तो None Box पर क्लीक करना होगा। हम बॉर्डर की स्टाइल, चौड़ाई और रंग को भी क्रमशः  Style, Width & Color मेनू पर क्लीक कर के चेंज कर सकते हैं। शेडिंग को बदलने के लिए हमे पेज बॉर्डर्स पर क्लीक करना होगा जिसके बाद Borders and Shading dialogue window में जाकर शेडिंग में बदलाव किया जा सकता है। 

Paragraph Setting:- Paragraph Formatting हमें पूरे दस्तावेज़ के रूप को बदलने की अनुमति देता है। इस पोस्ट में हम पैराग्राफ में Alignment, Tab, indent, Line Spacing, paragraph spacing आदि सेट कर सकते हैं। Paragraph Setting करने के लिए Home Tab में Paragraph Group के Dialog launcher पर क्लिक करते है, जिससे निम्‍न डायलाग बाक्‍स प्रदार्शित होता है:- 

             प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में निम्‍नानुसार सेंटिंग कर सकते हैं:- 

Alignment:- Paragraph alignment Set करने के लिए प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Alignment Option पर उपलब्‍ध आप्‍सन से आवश्‍यकतानुसार आप्‍सन का चुनाव करते हैं। Alignment मुख्‍यत: चार प्रकार के होत हैं:- 

• Left Align: यह टेक्स्ट को आपके बाएं मार्जिन के साथ सेट कर देता है।
• Center Align: यह टेक्स्ट को केंद्र में सेट कर देता है।
• Right Align: यह टेक्स्ट को आपके दायें मार्जिन के साथ सेट कर देता है।
• Justified Align: यह टेक्स्ट को बाएं और दाएं मार्जिन दोनों को सेट कर देता हैं।

Indentation:- पेज मार्जिन के अतिरिक्‍त पैराग्राफ में निर्धारित किये गये खाली स्‍पेस को कहते हैं। Indent का उपयोग करने के लिए Tab key का प्रयोग कर सकते हैं, यह 1/2 इंच का पहला लाइन Indent बनाता हैं। इंडेन्‍ट का प्रयोग करने के लिए प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स के Indentation group में उपलब्‍ध आप्‍सन्‍स के अंतर्गत सख्‍यात्‍मक जानकारी स्पिन बाक्‍स की सहायता से सेट कर निर्धारित किया जा सकता है। Indentation निम्‍ननिखित प्रकार का होता है:-   

• First-line indent marker – प्रथम-लाइन Indent समायोजित करता है
• Hanging indent marker – Hanging Indent समायोजित करता है
• Left indent marker – एक ही समय में पहले-लाइन Indent और Hanging Indent मार्कर दोनों को स्थानांतरित करता है (यह पैराग्राफ में सभी लाइनों को Indent करेगा)

Line Spacing:-  Paragraph Line Spacing का प्रयोग करने के लिए प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स के Spacing group में उपलब्‍ध आप्‍सन्‍स के अंतर्गत सख्‍यात्‍मक जानकारी स्पिन बाक्‍स की सहायता से सेट कर एवं Line Spacing Drop Down Option पर Click कर निर्धारित किया जा सकता है Line Spacing निम्‍ननिखित प्रकार की होती है:-

• Single
• 1.5 Lines
• Double
• At Least bhi
• Exactly
• Multiple

                     उपरोक्‍त में से आवश्‍यतानुसार सेंटिग का Preview, Preview box में प्रदर्शित होता है। अंत में OK Button पर क्लिक कर Paragraph की सेंटिंग सुनिश्चित कर सकते हैंं। 

Font Formatting:-   Document में किसी भी Text को अधिक आकर्षित बनाने के लिए Font Formatting का प्रयोग किया जाता है। Font Formatting के अन्‍तर्गत किसी भी फांट का Color, Style, Size, Type Face etc. निर्धारित कर सकते हैं। फांट की सेंटिंग करने के लिए Home Tab के Font Group में उपलब्‍ध Dialog Launcher पर क्लिक करते हैं, जिससे फांट फार्मेटिंग डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित होता है। 

                   प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में font Tab के अन्‍तर्गत Font Drop down list से Font Face का निर्धारण करते हैं। Font Style से फांट स्‍टाईल एवं साई सूची से फांट का आकार सुनिश्चित करते हैं। Color and Underline का निर्धारण करने के लिए क्रमश: Font Color and Underline style का चुनाव करते हैं। Effect Group के अन्‍तर्गत फांट के विशेष प्रभाव जैसे  Small Caps, Superscript, Subscript आदि का चुनाव कर सकते हैं। उपरोक्‍त की गई सेंटिग का प्रिव्यू प्रिव्‍यू बाक्‍स में प्रदर्शित होता है आवश्‍यकतानुसार सेंटिंग कर अंत में OK Button पर ि‍क्लिक कर Font की Formatting पूर्ण की जा सकती है।

Header And Footer:- 

                       Header Document का एक भाग है जो Top Margin में दिखाई देता है, जबकि Footer नीचे के मार्जिन में दिखाई देने वाला Document का एक भाग होता है। header और Footer का प्रयोग आम तौर पर Page no, Date, author name और footnote आदि लिखने के लिए किया जाता है, जो लंबे Documents को संगठित रखने में मदद कर सकती हैं और उन्हें पढ़ने में आसान बनाती हैं। Document के प्रत्येक Page पर Header या Footer दिखाई देता है। किसी Document में Header या Footer जोड़ना चीजों को व्यवस्थित रखने में मदद करता है। 

                      Header and Footer को जोडने के लिये निम्न्लिखित step का प्रयोग करते है:-

• सबसे पहले Document के पहले Page के Top margin में कर्सर।
• इसके बाद Insert tab पर क्लिक कर Header and Footer option पर क्लिक करते है, तत्‍पश्‍चात  built in layout and design option चुने। यदि हम स्वयं header या Footer डालना चाहते हैं तो Edit Header या Edit Footer का चयन करें।

• जो भी हम अपने Document के Page पर दोहराना चाहते हैं: उसे Page पर Header या Footer भाग में जोड़ें।
• यदि हम पहले Page पर Header या Footer नहीं चाहते हैं, तो आप Different First Page option को सिलेक्ट करे
• जब हमारा पूरा काम हो जाये तो  Header और Footer को बंद करने के लिए Close Header and Footer button पर क्लिक करते हैं। उपरोक्‍त तरीको से हेडर एवं फुटर जोड सकते हैं। 

Bullet And Numbering:- 

                    Bullets and Numbering का प्रयोग लिस्ट बनाने के लिए किया जाता है अर्थात विषय वस्तु को एक क्रम में सजाने के लिए Bullets and Numbering का प्रयोग करते हैं। Bullets and Numbering के द्वारा हम अपनी लिस्ट को अधिक आकर्षित बना सकते हैं। इसे MS Word 2013 में Home Tab से Bullets and Numbering ऑप्शन को सिलेक्ट करके लिस्ट में जोड़ा जा सकता हैं। बुलेट्स और नंबरिंग का उपयोग चीजों की list पर जोर देने के लिए किया जाता है और आमतौर पर lists को पढ़ने और उनका पालन करने में आसान बनाता है। जब हत Document में कुछ लिखते हैं तो MS Word स्वचालित रूप से Bullets  and Numbering हमारे Documents list में लागू कर सकता है। हम एक किसी भी list को टाइप कर उसे सिलेक्ट कर सकते हैं, और फिर बुलेट या नंबरिंग लागू कर सकते हैं। हम अपने द्वारा उपयोग की जाने वाली Bullets and Numbering style को भी बदल सकते हैं।

What is Bullets:- बुलेट्स का अर्थ किसी सिंबल या चिन्ह से है जिसके द्वारा हम अपनी लिस्ट में किसी चिन्ह का प्रयोग करके लिस्ट को आकर्षक बना सकते हैं | Bullets डालने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया को अपनाते हैं। 

• बुलेट का प्रयोग करने के लिए सबसे पहले उस list को सिलेक्ट करें जिसमे आप Bullets डालना चाहते हैं।
• इसके बाद Home tab पर स्थित Bullets icon पर click करें।

Change Bullets Formatting

• बुलेट की फार्मेटिंग को बदलने के लिए सबसे पहले अपनी list के text को सिलेक्ट करें।
• इसके बाद bullets option के दाईं ओर त्रिकोण icon पर click करें।
• यहाँ हम Bullets Library को select करेे या Define new bullets पर click करें।

                                                                                  What is Numbering? नंबरिंग का अर्थ 1, 2, 3,…..a, b, c…..A, B, C….. से है आप अपनी लिस्ट में इनका प्रयोग भी कर सकते हैं अर्थात लिस्ट में नंबर डालने के लिए नंबरिंग ऑप्शन का यूज़ किया जाता है| बुलेट की तरह ही आप नंबरिंग का प्रयोग कर सकते हैं जिसकी प्रक्रिया निम्नलिखित है-                        

• नम्‍बरिंग का प्रयोग करने के लिए सबसे पहले उस list को सिलेक्ट करें जिसमे आप Numbering डालना चाहते हैं।
• इसके बाद Home tab पर स्थित Numbering  icon पर click करें।
• अब हम जैसे ही enter करेगे Word automatically अगली list में number को जोड़ देगा।

Change Number Formatting

• नम्‍बरिंग को फार्मेट करने के लिए अपनी list के text को सिलेक्ट करें।
• इसके बाद Numbering option के दाईं ओर त्रिकोण icon पर click करें।
• यहाँ हम Numbering Library को select करे या Define new number format पर click करें।

उपरोक्‍त तरीको से बुलेट एवं नम्‍बरिग का प्रयोग अपने वर्ड डाक्‍यूमेंट में आसानी से कर सकते हैं। 

Working With Table:- 

Table, Row और Column में व्यवस्थित cells का एक ग्रिड है। टेबल्स विभिन्न कार्यों के लिए उपयोगी हैं जैसे टेक्स्ट जानकारी और संख्यात्मक डेटा प्रस्तुत करना। MS Word में, हम एक खाली टेबल बना सकते हैं,  टेक्स्ट को टेबल में कनवर्ट कर सकते हैं, और मौजूदा टेबल पर विभिन्न Styles और Formats को लागू कर सकते हैं। Table Create करने के ि‍लिए ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले हम उस स्थान पर कर्सर को रखते हैं जहाँ हमें टेबल इन्सर्ट करना होता हैं इसके बाद Insert tab पर click करते हैं।
• Table Command पर क्लिक करें।

• वर्गों का ग्रिड युक्त एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा। टेबल में कॉलम और पंक्तियों की संख्या का चयन करने के लिए माउस को ग्रिड पर घुमाएं।

• हम जितनी Row और Column की संख्या चाहते हैं उसे माउस से select करें।
• ऐसा करते ही हमे Table दिखाई देने लगेगी।

एक बड़ी Table बनाने के लिए, या किसी तालिका को कस्टमाइज़ करने के लिए, Insert Tab पर स्थित Table option पर क्लिक करें और इसके बाद Insert Table option का चयन करें। 

सुझाव: 

1. यदि हमारे पास पहले से टेक्स्ट है, तो हम इसे तुरंत Table में परिवर्तित कर सकते हैं: Insert Tab पर स्थित Table option पर क्लिक करें इसके बाद Convert table to text option का चयन करें। 
2. हम Table Draw भी कर सकते हैं: Insert Tab पर स्थित Table option पर क्लिक करें इसके बाद Draw Table का चयन करें।

Delete Table in MS Word:-

यदि हम Table को delete करना चाहते हैं तो कर्सर को Table में ऊपरी बाएं कोने के बाहर दिखाई देने वाले Table move handle पर क्लिक करें और Backspace Key दबाएं।

यदि हम MS Word का उपयोग कर रहे हैं और Table move handle show नहीं होता है, तो इसका मतलब यह हैं की हम प्रिंट लेआउट व्यू में नहीं हैं। प्रिंट लेआउट व्यू पर स्विच करने के लिए, Word विंडो के निचले दाएं भाग पर प्रिंट लेआउट बटन पर क्लिक करें।

Delete contents of the table:-

यदि हम किसी Table के अंदर मौजूद जानकारी को Delete करना चाहते हैं तो इसके लिए Table के उस भाग का चयन करें और फिर Delete Key दबाएं।

Add a Row or Column in a Table:-

Table में Row या Column जोड़ने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:–

• सबसे पहले हम उस स्थान के पास माउस से क्लिक करें जहां आप Row या Column जोड़ना चाहते हैं, फिर दिखाई देने वाले प्लस (+) चिह्न पर क्लिक करें।

• जैसे ही हम क्लिक करेगे हमें Table में एक नई Row या Column दिखाई देने लगेगी।

• हम Table पर माउस के द्वारा Right click करके भी Row या Column जोड़ सकते हैं।

Use the mini toolbar to add Rows and Columns:-

• मिनी टूलबार खोलने के लिए, Table cell में राइट-क्लिक करें इसके बाद toolbar से insert पर क्लिक करे।
• हमे कुछ options दिखाई देंगे उसमे से हम अवश्‍यकतानुसार option का चयन करते हैं। 

Delete a Row or Column in a Table:-

Table से किसी Row या Column को हटाने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:-

• सबसे पहले हम उस Row या Column पर Mouse Pointer की सहायता से ि‍सिलेक्‍ट करते हैं, जिसे हटाना चाहते हैं।
• इसके बाद माउस से राइट-क्लिक करें, फिर दिखाई देने वाले मेनू से Delete Cell option का चुनाव करते हैं 

• एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा, जिससे Delete entire row या Delete entire column का चयन कर, इसके बाद OK पर क्लिक करते हैं। 

• अब Table से Row या Column हट जाएगी।

Apply a Table Style:- 

Table में Style जोड़ने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:–

• सबसे पहले हम Table पर कहीं भी क्लिक करते हैं, इसके बाद Design tab पर क्लिक करते हैं।

• Table Style group में से More drop and down arrow पर क्लिक करें।

• इसके बाद आप अपने अनुसार Table style select करें।

• हम जो Table Style select करेगे वह आपकी हमारी Table में apply हो जाएगी|

Add Borders to a Table:- 

Table में Border जोड़ने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:–

• सबसे पहले हम उस Cell को Select करते है, जिसमे हम Border जोड़ना चाहते हैं।

• इसके बाद हम Design tab पर स्थित Line Style, Line Width और Pen Color का चयन करते हैं।
• और अधिक options के लिए Border drop down arrow पर क्लिक करते हैं।

• दिखाई देने वाले मेनू से आवश्‍यकतानुसार Border का चयन कर टेबल में बार्डर का निर्माण कर सकते हैं।  

Convert text to a table:-

                  किसी Text को टेबल में बदलने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• उस text का चयन करें जिसे हम Table में Convert करना चाहते हैं।
• इसके बाद Insert tab से, Table पर क्लिक करें।
• इसके बाद ड्रॉप-डाउन मेनू से Convert text to table का चयन करें।

• एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। इसमें से Separate text at option सेक्शन में से tab का चयन करें।

• इसके बाद Ok पर क्लिक करें।

Convert a table to text:-

• उन Rows या Table का चयन करें जिन्हें हम Table से text में Convert करना चाहते हैं। 
• इसके बाद table tools के अंतर्गत, Layout tab पर स्थित Convert to text पर क्लिक करें। 

• Convert to text box में से Separate text with option पर क्लिक करें।
• इसके बाद Ok पर क्लिक करें।

Spelling Checking:- 

MS Word में Spelling & Grammar Check करने की सुविधा होती है। जो यूजर English की कम जानकारी रखते है, उनके लिये यह एक महत्वपूर्ण टूल है। MS Word में यूजर द्वारा लिखी गयी गलत Spelling & Grammar को show करने लगता है। यदि word की Spelling गलत होती है तो उसके नीचे सर्पाकार Red line आ जाती है और यदि ग्रामर संबंधी error होती है तो उस वाक्य के नीचे सर्पाकार Green line आ जाती है। इन गलतीयों को Spelling & Grammar tool से सही किया जा सकता है। इसकी shortcut key F7 होती है । जिस शब्द या वाक्य मे error होती है उस पर राईट क्लिक करने पर Suggestion show होता है। जिसमे से सही suggestion को चुन लिया जाता है। सभी Microsoft Office Program में Spelling & Grammar की जांच कर सकते हैं। आप Spelling & Grammar की जांच Spelling & Grammar checker द्वारा एक ही बार में कर सकते हैं, या आप Automatically रूप से Spelling & Grammar की जांच कर सकते हैं और काम करते समय सुधार कर सकते हैं। यदि हम चाहें तो Automatic Spelling & Grammar option को बंद भी कर सकते हैं।  Spelling & Grammar की जांच शुरू करने हेतु ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले MS Word खोलें, रिबन पर Review Tab पर क्लिक करें।
• Spelling या Spelling & Grammar पर क्लिक करें। 

• यदि प्रोग्राम Spelling की गलतियों को पाता है, तो पहली गलत Spelling वाले शब्द के साथ एक Spelling checker dialog box खुल जाता है। 

• सही spelling का चयन करने के बाद (ignoring it, adding it to the program’s dictionary, or changing it) प्रोग्राम आपको अगली गलत spelling वाले शब्द पर ले जाता है।

Turning off proofing tools

यदि आप चाहते हैं की आपके Document में गलत spelling होने पर भी Word उन Spelling के नीचे Red या Green लाइन प्रदर्शित न करे तो आप Spelling and grammar Checker को बंद भी कर सकते हैं| 

• सबसे पहले आप वह टेक्स्ट चुनें जिसे आप चेक नहीं करना चाहते हैं।
• इसके बाद Right click करें, और Set proofing language को चुनें।

• इसके बाद Don’t check Spelling and grammar को select करें|

Using Thesaurus:- 

                      MS Word 2013 में थिसॉरस टूल अपने डाक्यूमेंट में एक शब्द चुनने की अनुमति देता है, फिर हम उस शब्द को थिसॉरस में देख सकते हैं। थिसॉरस एक सॉफ्टवेयर उपकरण है जो कुछ वर्ड प्रोसेसर प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ता थिसॉरस को उस शब्द को हाइलाइट करके खोल सकते हैं, जिसे वे देखना चाहते हैं और शॉर्टकट कुंजी Shift + F7 दबाएं। थिसॉरस (Thesaurus) आपको समानार्थी शब्द को दिखाता है, और समानार्थी शब्द विपरीत अर्थ वाले शब्द हैं। थिसरस का प्रयोग करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:-

• MS Word 2013 में अपना डाक्यूमेंट खोलें।  
• उस शब्द को ढूंढें जिसके लिए आप समानार्थी खोजना चाहते हैं, फिर इसे अपने माउस से चुनें। ध्यान दें कि आप इसे डबल-क्लिक करके जल्दी से एक शब्द का चयन कर सकते हैं।

• विंडो के शीर्ष पर Review tab पर क्लिक करें।

• Office रिबन के Proofing group से Thesaurus बटन पर क्लिक करें।

• अपने माउस को उस शब्द पर होवर करें जिसे आप स्क्रीन के दाईं ओर से उपयोग करना चाहते हैं, शब्द के दाईं ओर तीर पर क्लिक करें, फिर Insert option पर क्लिक करें।

 

यदि हम थिसॉरस में समानार्थी शब्दों में से किसी एक की परिभाषा से अनिश्चित हैं, तो हम ड्रॉप डाउन मेनू के नीचे दाएं कॉलम में Search field के दाएं कॉलम पर क्लिक कर सकते हैं और फिर शब्दकोश विकल्पों में से किसी एक का चयन कर सकते हैं ।

Find And Replace :- 

जब हम बड़े Document के साथ काम कर रहे हों, तो एक विशिष्ट शब्द या वाक्यांश का पता लगाने में मुश्किल होने के साथ साथ अधिक समय लग सकता है। Find option का उपयोग करके आप स्वचालित रूप से अपने Document से Particular Text को खोज सकते है, और Replace option का उपयोग करके Text को बदल भी सकते हैं। Find Option का प्रयोग किसी विशेष शब्द अथवा शब्द श्रृंखला को खोजने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने के लिए Home tab पर स्थित Find Option पर जाकर क्लिक करते हैं या Ctrl+F शार्टकट का चयन करते हैं।

• सबसे पहले Home tab पर स्थित Find option पर क्लिक करें।

• जैसे ही हम क्लिक करेगे तो आपको स्क्रीन के बाईं ओर Navigation Panel दिखाई देगा।
• Navigation Panel के शीर्ष पर उस Text को टाइप करते हैं, जिसे हम Page में ढूंढना चाहते हैं।

नोट – 1. यदि हम ग्राफिक्स, टेबल या अन्य चीजों को Search कर रहे हैं, तो Pages और Headings पर क्लिक करते हैं और यदि टेक्स्ट खोज रहे हैं, तो Result पर क्लिक करते हैं। 

• जो Text Find कर रहे हैं यदि वह दस्तावेज़ में होता है, तो इसे पीले रंग में हाइलाइट किया जाएगा, और Result Navigation Panel में दिखाई देगा।
• यदि Text एक से अधिक बार होता है, तो प्रत्येक बार Review option पर क्लिक करे|
• अपने कीबोर्ड पर Ctrl + F दबाकर Find option तक पहुंच सकते हैं। More Search option के लिए search field के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।

Replace Text:-  Document पर काम करते समय कभी-कभी हमें एक Text को किसी दूसरे Text से बदलने की आवश्यकता होती है। जैसे किसी व्यक्ति के नाम की गलत Spelling या आपने अपने पूरे Document में MS Word लिखने की जगह केवल Word लिख दिया हैं तो हम इसे Find and replace option के द्वारा सही कर सकते हैं।

• सबसे पहले Home tab पर स्थित Replace button पर क्लिक करें।

• ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर Find and replace dialog box दिखाई देगा।

• Find what में वह टेक्स्ट टाइप करते हैं, जिसे बदलना चाहते हैं
• इसके बाद Replace with में वह text लिखते जो हम रखना चाहते हैं और फिर Replace पर क्लिक करते हैैं।
• Replace पर क्लिक करते ही हमारे Document में शब्द Replace हो जायेगा।

नोट – निम्न में से एक कार्य करें: 

1. यदि केवल Selected text को ही बदलना हैं तो replace option पर क्लिक करे। 
2. यदि Document में स्थित सभी text को बदलना चाहते हैं तो Replace all पर क्लिक करे।

Inserting Column:- 

MS word 2013 के Page पर कॉलम जोड़ने के ि‍लिए ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:-

•  Page पर mouse से  उस एरिया को Select करते हैं, जितने में हम कॉलम बनाना चाहते हैं जैसा image में दिखाया गया हैं-

• इसके बाद MS Word में Layout tab पर क्लिक करें। Page Setup panel में Column option पर क्लिक करते हैं

• जब हम कॉलम पर क्लिक करेंगे तो एक मेनू दिखाई देगा।

• मेनू से Two column का चयन करें। ऐसा करते ही सिलेक्‍टेड एरिया में Page पर दो कॉलम सेट हो जायेगे।

Adjust column widths on a page  

जब हम किसी दस्तावेज़ में न्यूज़लेटर style कॉलम में जोड़ते हैं, तो MS Word स्वचालित रूप से हमारे Page पर फ़िट होने के लिए प्रत्येक कॉलम की चौड़ाई सेट कर देता है। यदि Default formatting आपके लेआउट के लिए काम नहीं करता है, तो हम ि‍निम्‍नानुसार स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:- 

• Page layout tab पर क्लिक करे और column option में से More Column पर क्लिक करे।

• Column dialog box में, अपनी कॉलम चौड़ाई और कॉलम के बीच अंतर चुनने के लिए Width and spacing option को चुने।

• यदि हम अलग-अलग चौड़ाई के कॉलम चाहते हैं, तो Equal Column Width के बगल में स्थित चेकबॉक्स को untick करें। 
• अंत में उपयुक्‍त सेंटिंग कर OK Button पर क्लिक कर कालम को अपनी आवश्‍यकतानुसार निर्धारित कर सकते हैं। 

Inserting Symbols:- 

      MS Word मे कभी-कभी कार्य करते समय हमें Text में Symbols जोड़ने की आवश्यकता होती है, जैसे कि कॉपीराइट प्रतीक ©। MS Word में कई सारे Symbols का Collection हैं जैसे- currency, languages, mathematics आदि। अपने डाक्‍युमेंट में ि‍सिम्‍बल का प्रयोग करने के ि‍लिए ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले उस स्थान पर Cursor को रखे जहां Symbol Insert करना चाहते हैं।
• इसके बाद Insert Tab पर स्थित Symbol ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें। Symbols का एक मेनू दिखाई देगा।
• आप जो भी Symbol Insert करना चाहते हैं उसे सिलेक्ट करें।

• Symbol हमारे Document में दिखाई देने लगेगा।
• अपनी आवश्‍यकतानुसार सिम्‍बल यदि इस सूची मे नहीं मिलता हैं तो More option पर क्लिक करें। तत्‍पश्‍चात हमारे सामने एक Symbol Dialog box open हो जायेगा।

•  अब यहाँ से अपने Symbol को search कर और उसे सिलेक्ट करने के बाद insert पर क्लिक करते हैं।

Tip:- कई Special Character में उनकी Shortcut Key उनके साथ जुड़ी होती है। यदि भविष्य में उस Special Character को फिर से सम्मिलित करना चाहते हैं, तो Shortcut Key Use कर सकते हैं। उदाहरण के लिए – ALT + CTRL + C कॉपीराइट प्रतीक (©)इंसर्टट होता  है।Special Character डालने के बाद Close पर क्लिक करें।

Using WordArt:- 

Text Box में प्रभाव जोड़ने के अलावा, हम Text Box के अंदर टेक्स्ट में प्रभाव जोड़ सकते हैं, जिसे WordArt के नाम से जाना जाता है। अधिकांश भाग के लिए, हम जो प्रभाव जोड़ सकते हैं वे वही हैं जो आप Shape या Text Box (shadow, bevel आदि) में जोड़ सकते हैं। वर्डआर्ट सुविधा का प्रयोग करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:-

• सबसे पहले Text Box का चयन करें, या Text Box के अंदर कुछ टेक्स्ट चुनें।

• इसके बाद Format Tab पर स्थित, WordArt Style group में से Quick styles कमांड पर क्लिक करें। Text Styles का एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा। उस Style का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।

• Text चयनित Style में दिखाई देने लगेगा| यदि आप चाहते हैं, तो आप Home tab से फ़ॉन्ट या फ़ॉन्ट रंग बदल सकते हैं।

Insert Clip art:- 

ग्राफिक कला में क्लिप आर्ट, पूर्व-निर्मित images को किसी भी माध्यम पर चित्रित करने के लिए उपयोग की जाती है। क्लिप आर्ट इलेक्ट्रॉनिक और मुद्रित दोनों रूपों में आती है। अपने दस्तावेज़ में क्लिप आर्ट और चित्र जोड़ना महत्वपूर्ण जानकारी को चित्रित करने या मौजूदा टेक्स्ट में सजावटी उच्चारण जोड़ने का एक शानदार तरीका होता है। हम अपने कंप्यूटर से images सम्मिलित कर सकते हैं। Office 2013 और नए संस्करणों में, अब क्लिप आर्ट लाइब्रेरी नहीं है, लेकिन office अभी भी क्लिप आर्ट इंसर्ट करने में सहायता करता है। क्लिप आर्ट का प्रयोग करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले Insert Tab पर स्थित Online Pictures का चयन करें |

• इसके बाद आप जो इमेज खोजना चाहते हैं उसका एक शब्द या वाक्यांश टाइप करें, फिर एंटर दबाएं।

• क्लिप आर्ट आपके द्वारा टाइप किये गए शब्द के अनुसार परिणाम दिखायेगा।

• इसके बाद आप किसी एक तस्वीर का चयन करें।

• अंत में Insert का चयन करते ही image दस्तावेज़ में आ जाएगी|

Add Watermark in Document:- 

एक वॉटरमार्क एक फीकी बैकग्राउंड इमेज होती है जो डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट प्रदर्शित करता है। इसका उपयोग डॉक्यूमेंट की स्थिति (गोपनीय, ड्राफ्ट इत्यादि) को इंगित करने या लोगो जोड़ने के लिए किया जा सकता है। जब आप वॉटरमार्क जोड़ते हैं, तो यह प्रत्येक पृष्ठ पर निर्दिष्ट शीर्षक पृष्ठ को छोड़कर दिखाई देगा।

• वॉटरमार्क डालने के लिए, रिबन पर स्थित Design tab पर क्लिक करें।

• Design tab के बैकग्राउंड अनुभाग में, वॉटरमार्क बटन पर क्लिक करें।

• हमें कई पहले से बने हुए वॉटरमार्क दिखाई देंगे वांछित वॉटरमार्क नमूना पर क्लिक करें।
• वॉटरमार्क आपके डॉक्यूमेंट में दिखाई देने लगेगा| 

Add Custom Watermark to Document:-

आप टेक्स्ट या images से कस्टम वॉटरमार्क भी बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए

• वॉटरमार्क पर क्लिक करें और कस्टम वॉटरमार्क का चयन करें।

• Printed Watermark डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा। आप कस्टम पिक्चर या टेक्स्ट वॉटरमार्क जोड़ सकते हैं।
• एक टेक्स्ट वॉटरमार्क जोड़ने के लिए, Text Watermark का चयन करें।

• भाषा, फ़ॉन्ट, आकार, और रंग का चयन करें| 
• फिर OK पर क्लिक करे|
• टेक्स्ट के पीछे आपका कस्टम टेक्स्ट वॉटरमार्क जुड़ जायेंगा।

Using SmartArt Graphics:- 

SmartArt, Text का उपयोग करने के बजाय graphics के साथ information के साथ communicate करने की अनुमति देता है। इसके choose करने के लिए कई styles हैं, जिनका उपयोग हम कई अलग-अलग प्रकार के ideas को चित्रित करने के लिए कर सकते हैं। SmartArt का प्रयोग करने के ि‍लिए ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले document में उस स्थान पर cursor रखें जहां SmartArt graphic जोडना चाहते हैं।
• इसके बाद Insert tab में स्थित, illustration group में से SmartArt कमांड का चयन करें, जिससे एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है। 

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में left side स्थित category में से किसी एक category का चयन करें, और वांछित SmartArt graphic चुनाव करते हैं।
• अंत में  ok पर click करते ही SmartArt graphic हमारे  document में प्रदर्शित हो जायेगा।

Insert Picture:- 

अपने डॉक्यूमेंट में चित्र जोड़ना महत्वपूर्ण जानकारी को चित्रित करने या मौजूदा टेक्स्ट में सजावटी उच्चारण जोड़ने का एक शानदार तरीका हो सकता है। चित्र हमारे डॉक्यूमेंट की समग्र उपस्थिति में सुधार कर सकते हैं। कोई चित्र जोडने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:- 

• उस स्थान पर कर्सर रखें जहां आप image दिखाना चाहते हैं।
• Ribbon पर स्थित Insert Tab का चयन करें, फिर Picture command पर क्लिक करते हैं, जिससे  Insert Picture डायलाग बाक्‍स प्रदि‍र्शित होता है।

• प्रदर्शित डायलाग आक्‍स में वांछित image फ़ाइल का चयन कर, insert पर क्लिक करते हैं, जिससे  Image डॉक्यूमेंट में दिखाई देगी। 

Use Drop Cap:- 

                 एक Drop Cap एक सजावटी तत्व है जो आम तौर पर किसी सेक्शन या अध्याय की शुरुआत में उपयोग की जाती है। यह किसी पैराग्राफ या ब्लॉक के शुरुआत में उपयोग किया जाने वाला Capital letter होता है जिसमें सामान्य टेक्स्ट की दो या दो से अधिक पंक्तियों की गहराई होती है। 

                     पुस्तकों, उपन्यासों और समाचार पत्रों को पढ़ते समय आप अक्सर देखते हैं कि नए अध्याय दूसरों के मुकाबले बड़े अक्षरों के पहले अक्षर से शुरू होते हैं। इसे ड्रॉप कैप्स (Drop Cap) कहा जाता है जो पाठकों का ध्यान आकर्षित करता है और दस्तावेज़ की उपस्थिति में सुधार करता है। वर्ड 2013 में ड्रॉप कैप्स सुविधा का उपयोग करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का उपयोग करते हैं:- 

• पैराग्राफ के पहले अक्षर का चयन करें। 

• INSERT टैब पर स्थित, Text group में से, Drop cap का चयन करें। तत्‍पश्‍चात सिलेक्‍टेड Text Drop cap के रूप में प्रदर्शित हो जायेगा। 

Drop cap में क्लिक करने से निम्‍नानुसार आप्‍सन प्रदर्शित होता है, ि‍जिनका प्रयोग कर Drop cap को अधिक सुविधायुक्‍त एवं आकर्षक बना सकते हैं:-  

Dropped:- इस विकल्प का प्रयोग ड्रॉप कैप बनाने के लिए किया जाता हैं। 

In Margin:- इस विकल्प का प्रयोग Drop cap के लिए मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता हैं।

Tip: ड्रॉप कैप के आकार और फ़ॉन्ट को बदल सकते हैं, साथ ही टेक्स्ट से इसकी दूरी भी बदल सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Drop Cap > Drop Cap Options, और विकल्पों के तहत, आवश्‍यकतानुसार आप्‍सन पर क्लिक कर बदल सकते हैं।

Using Templates:-

                  यदि हम अक्सर एक निश्चित प्रकार का दस्तावेज़ बनाते हैं, जैसे कि मासिक रिपोर्ट, बिक्री पूर्वानुमान, या कंपनी लोगो के साथ प्रेजेंटेशन, तो हम इसे टेम्पलेट के रूप में Save कर सकते हैं ताकि हम फ़ाइल को पुन: बनाने के बजाय अपने शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग कर सके। हम अपने द्वारा पहले से बनाए गए दस्तावेज़, अपने द्वारा डाउनलोड किये गए दस्तावेज़ पर कार्य कर सकते हैं। 

                Blank Document की अपेक्षा Template का उपयोग करके एक नया Document बनाना अक्सर आसान होता है। क्योकि MS Word में Template में हम कई प्रकार की Themes और Styles का प्रयोग कर सकते हैं। आपको बस Content जोड़ना पड़ता है। 

Save a Template     

फ़ाइल को टेम्पलेट के रूप में Save करने के लिए-

• सबसे पहले File tab पर क्लिक करें इसके बाद Save as पर क्लिक करें।    
• इसके बाद Computer पर डबल-क्लिक करें| 

• फिर File name box में अपने टेम्पलेट के लिए एक नाम टाइप करें।
• इसके बाद Save as type box में Word Template option को सिलेक्ट करें| 

• यदि दस्तावेज़ में Macros हैं, तो Word Macro-enable Template पर क्लिक करें। 
• इसके बाद Save पर क्लिक करें|

Edit your Template 

टेम्पलेट को अपडेट करने के लिए सबसे पहले अपनी फ़ाइल को खोलें, इसके बाद आप जो भी editing (परिवर्तन) करना चाहते हैं वह करे और फिर टेम्पलेट को Save कर दें। 

• File tab पर क्लिक करे इसके बाद Open option पर क्लिक करें। 
• इसके बाद Computer या This PC पर डबल-क्लिक करें।
• इसके बाद Custom Document Template फ़ोल्डर में ब्राउज़ करें जो My Document के अंतर्गत है। 
• अब टेम्पलेट पर क्लिक करें, और open option पर क्लिक करें। 
• अब आप अपनी टेम्पलेट में जो भी सुधार करना चाहते हैं वह करे और फिर टेम्पलेट को Save और Close करें। 

Template to make a new Document 

टेम्पलेट को New Document में जोड़ने के लिए सबसे पहले File tab पर क्लिक करे इसके बाद New option चुने और इसके बाद Custom option पर क्लिक करें।

Inserting Screenshot:- 

MS Word 2013 में Screenshot जोडने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते हैं:-

• उस स्थान पर क्लिक करें जहां आप स्क्रीनशॉट जोड़ना चाहते हैं। 
• एक्सेल, आउटलुक और वर्ड में: Insert tab पर, Illustrations group में, Screenshot पर क्लिक कर स्‍क्रीनशाट ले सकते हैं। 

Mail Merge:-

MS Word में Mail Merge एक उपयोगी टूल है जो हमें list, database, or spreadsheet में store जानकारी का उपयोग करके multiple letters, labels, envelopes, name tags आदि बनाने की अनुमति देता है। Mail Merge करने पर, हमें एक Word Document की आवश्यकता होगी और एक recipient list, जो आमतौर पर Excel Workbook होती है। मेल मर्ज का प्रयोग करने के ि‍लिए ि‍निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:- 

• सबसे पहले एक मौजूदा Word Document खोलें, या एक New Document बनाएँ।
• Mailings tab से, Start Mail Merge command पर Click करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से Step by Step Mail Merge Wizard का चयन करें।

• Mail Merge Pane दिखाई देगा और जिसमे Merge को पूरा करने के लिए आपको छह मुख्य स्‍टेप के माध्यम से कार्य करेगा।

Step 1:

Select Document type में उस Document का प्रकार चुनें जिसे बनाना चाहते हैं। उदाहरण स्‍वरूप, हम letters का चयन करेंगे। इसके बाद Step 2 पर जाने के लिए Next: Starting document पर Click करें।

Step 2:

Select Starting Document में से Use the current document का उपयोग करें, इसके बाद Step 3 पर जाने के लिए Next: Select recipients पर Click करें।

Step 3: अब एक address list की आवश्यकता होगी ताकि Word स्वचालित रूप से प्रत्येक address को Document में रख सके। List किसी मौजूदा फ़ाइल में हो सकती है, जैसे Excel Workbook, या आप Mail Merge Wizard के भीतर से new address list type कर सकते हैं।

• Select recipients में से, Use an existing list का चयन करें, फिर फ़ाइल का चयन करने के लिए Browse पर Click करें|

• अपनी फ़ाइल को सिलेक्ट करे और open पर Click करें।

• यदि Address list Excel worksheet में है, तो उस worksheet का चयन करें जिसमें list है और ok पर Click करें।

• Mail Merge Recipients dialog box में, आप प्रत्येक बॉक्स को check या uncheck कर सकते हैं यह नियंत्रित करने के लिए कि कौन से प्राप्तकर्ता मर्ज में शामिल हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी प्राप्तकर्ताओं का चयन किया जाना चाहिए। जब आप पूरा कर लें, तो Ok पर Click करें।

• Mail Merge task Pane से, Step 4 पर जाने के लिए Next: Write your letter पर Click करें|

यदि हमारे पास कोई existing address list नहीं है, तो Type a new list button पर Click करते हुए Create पर Click करते हैं। फिर अपनी address list टाइप कर सकते हैं।

Step 4:

अब हम अपना letter लिखने के लिए तैयार हैं। जब यह Print होता है, तो letter की प्रत्येक प्रति मूल रूप से वही होगी, केवल प्राप्तकर्ता डेटा (जैसे नाम और पता) अलग होगा। आपको प्राप्तकर्ता डेटा के लिए प्लेसहोल्डर्स जोड़ना होगा ताकि मेल मर्ज जानता हो कि डेटा कहां जोड़ना है।

• Document में उस स्थान पर Cursor रखें जहां आप जानकारी दिखाना चाहते हैं।
• चार प्लेसहोल्डर विकल्पों में से किसी एक को चुनें: Address block, Greeting line, Electronic postage, or More items.

• चयन के आधार पर, विभिन्न विकल्पों के साथ एक dialog box दिखाई देगा, वांछित विकल्प का चयन करें और ok पर Click करें।

• एक प्लेसहोल्डर Document में दिखाई देगा (उदाहरण के लिए, «addressblock»)।

• हर बार जब हमें अपने डेटा रिकॉर्ड से जानकारी enter करने की आवश्यकता होती है तो इन Steps को दोहराएं। उदाहरण स्‍वरूप, यहांं हम एक Greeting line जोड़ेगे।

• जब पूरा कर लें, तो Step 5 पर जाने के लिए Next: Preview your letters पर Click करें।

Step 5:

• यह सुनिश्चित करने के लिए letters का पूर्वावलोकन करें कि recipient list की जानकारी letter में सही ढंग से दिखाई दे रही हैं या नहीं। प्रत्येक Document को देखने के लिए left और right scroll arrows का उपयोग कर सकते हैं।

• Step 6 पर जाने के लिए Next : Complete the merge पर Click करें।

Step 6: 

• Letter को print करने के लिए Print पर Click करें।

• एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। all पर Click करें, फिर ok पर Click करें। एक डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित होता है।

• प्रदर्शित डायलाग में All पर Click करें, फिर ok पर Click करें। जिससे प्रिंट डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित होता है।

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Print Dialog box दिखाई देगा। यदि आवश्यक हो तो Print setting का प्रयोग कर सकते हैं, इसके बाद अंत में ok पर Click कर letter print कर सकेगे।

Creating Envelope:- 

यदि आप लिफाफे (Envelope) पर अपना return address शामिल करना चाहते हैं, तो आप लिफाफा (Envelope) पर काम करना शुरू करने से पहले इसे सेट कर सकते हैं। जब आप अपना लिफाफा (Envelope) अपनी इच्छानुसार स्थापित करते हैं, तो आप इसे प्रिंट कर सकते हैं, साथ ही इसे Save भी कर सकते हैं ताकि आप इसका पुन: उपयोग कर सकें। Envelope का प्रयोग करने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप का प्रयोग करते है:-

• Mailing tab पर, Create group में, लिफाफे (Envelope) पर क्लिक करें, जिससे निम्‍न डायलाग बाक्‍स प्रदर्शित हाता है

• प्रदर्शित डायलाग बाक्‍स में Delivery address box में, मेलिंग पता टाइप करें

•  यदि अपने कंप्यूटर पर स्थापित इलेक्ट्रॉनिक एड्रेस बुक में कोई पता का उपयोग करना चाहते हैं, तो Insert Address पर क्लिक करें। 
• यदि टेक्स्ट को format करना चाहते हैं, तो टेक्स्ट का चयन करें, चयनित टेक्स्ट पर राइट-क्लिक करें, और फिर शॉर्टकट मेनू पर फ़ॉन्ट क्लिक करें। 
• रिटर्न पता (Return Address) बॉक्स में, वापसी पता टाइप करें!

• यदि भविष्य के उपयोग के लिए रिटर्न पता (Return Address) रखना चाहते हैं, लेकिन इसे वर्तमान लिफाफा (Envelope) में शामिल नहीं करना चाहते हैं, तो Omit check box का चयन करें। 
• यदि हमारे पास इलेक्ट्रॉनिक डाक तक पहुंच है, उदाहरण के लिए यदि आपने इसे वर्ल्ड वाइड वेब पर किसी सेवा से खरीदा है, तो आप इसे अपने लिफाफे (Envelope) में जोड़ सकते हैं।
• निम्न में से एक कार्य करें: 
  • यदि पुन: उपयोग के लिए इसे Save के बिना लिफाफा (Envelope) प्रिंट करना चाहते हैं, तो Feed बॉक्स में दिखाए गए प्रिंटर आइकॉन पर क्लिक करें। 
  • यदि पुन: उपयोग के लिए लिफाफा (Envelope) को Save करना चाहते हैं, तो Add to Document पर क्लिक करें, और फिर File Tab पर क्लिक करें, Save as पर क्लिक करें, और दस्तावेज़ के लिए एक नाम टाइप करें।

अंत में लिफाफे (Envelope) को मुद्रित करने के लिए, Envelope Options डायलॉग बॉक्स में Printing Options tab पर फ़ीड बॉक्स में दिखाए गए प्रिंटर में एक लिफाफा (Envelope) सिलेक्‍ट करें और फिर प्रिंट पर क्लिक करें।

Creating Labels:-

MS Word 2013 में एक लेबल, समान लेबल की शीट, या विभिन्न लेबलों का एक बैच प्रिंट कर सकते  है। MS Word उस टेबल में लेबल सामग्री देता है जो हमारे द्वारा वाणिज्यिक रूप से बनाए गए लेबल के आयामों से match करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। return address labels बनाने के लिए निम्न प्रक्रिया का प्रयोग करें:-

• सबसे पहले Mailings Tab पर क्लिक करें इसके बाद Labels पर क्लिक करे।

• फिर Options पर क्लिक करें।

• Label vendors की सूची में, उस कंपनी पर क्लिक करें जिसने आपके लेबल, या कंपनी और पृष्ठ का आकार बनाया है।

• Product number के तहत, उस लेबल पर क्लिक करें जो आपके लेबल के पैकेज पर मेल करता है।
• यदि अपने  उत्पाद नंबर नहीं दिखाई देता है, तब एक कस्टम लेबल सेट अप कर सकते हैं। उन निर्देशों के लिए नीचे स्क्रॉल करें।
• अंत में Ok पर क्लिक करें।
• Address box में केवल पता या अन्य जानकारी टाइप करें।

• अपने कंप्यूटर पर स्थापित इलेक्ट्रॉनिक एड्रेस बुक में किसी पते के लिए लेबल बनाने के लिए, Insert Address button पर क्लिक करें।

• Formatting को बदलने के लिए, टेक्स्ट का चयन करें, राइट क्लिक करें, और उसके बाद शॉर्टकट मेनू पर फ़ॉन्ट या पैराग्राफ पर क्लिक करें। बदलाव करें और फिर Ok पर क्लिक करें।
• Print option के तहत, Full page of the same label पर क्लिक करें या Single label पर क्लिक करें।

• यदि लेबल प्रिंट कर रहे हैं, तो रो और कॉलम बॉक्स में अपना स्थान दर्ज करें। उदाहरण के लिए, यदि हमारे पास शीट पर 3 से 10 ग्रिड लेबल हैं, लेकिन केवल अंतिम लेबल का बायां है, पंक्ति बॉक्स में 10 टाइप करें और कॉलम बॉक्स में 3 टाइप करें।
• प्रिंट करने से पहले, प्रिंटर में अपनी लेबल शीट रखें।
• अपने सेटअप को Save किये बिना लेबल प्रिंट करने के लिए, Print पर क्लिक करें।
• किसी दस्तावेज़ में लेबल का Preview देखने या Save करने के लिए फिर से उपयोग कर सकते हैं, इसके लिए New Document पर क्लिक करें।
• लेबल को प्रिंट करने के लिए File menu पर क्लिक करे इसके बाद Print option पर क्लिक करे| 

======================THE END======================

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